Dokumentų tvarkymas yra svarbus efektyvaus namų ar biuro valdymo aspektas. Svarbūs dokumentai gali tapti našta, kai jie nėra tinkamai saugomi, todėl naudojant vieną iš daugelio skirtingų organizavimo metodų, failų sistema gali veikti sklandžiai. Popierinės ir elektroninės saugojimo sistemos yra du populiariausi būdai. Kiekviename iš jų yra daug galimybių organizuoti pagal abėcėlės standartus arba pagal svarbą. Be to, yra keletas taisyklių, kaip atsikratyti dokumentų, kurie padeda išlaikyti bet kokią failų organizavimo sistemą valdomo lygio.
Tradiciškiausias dokumentų tvarkymo būdas yra fizinių aplankų ir kartotekų spintelių naudojimas. Ši dokumentų valdymo sistema leidžia saugoti didelius dokumentų ir dokumentų kiekius. Storieji kartoniniai aplankai užpildomi dokumentais ir dedami į dokumentų spintą. Dauguma dokumentų spintelių leidžia aplankus pakabinti ant metalinių bėgių rinkinio, kad būtų galima greitai perkelti ir pertvarkyti.
Modernesnis sprendimas, kad dokumentai būtų saugūs ir nuolat pasiekiami, yra kompiuterių naudojimas. Nesvarbu, ar dokumentai nuskaitomi ir išsaugomi internete, ar naudojama tvarkyklės programinė įranga, tai padeda sumažinti netvarką. Elektroniniu būdu tvarkant dokumentus svarbių dokumentų skaitmeninė kopija įkeliama į internetą arba į standųjį diską, kad vėliau būtų galima greitai juos pasiekti. Tai pašalina poreikį saugoti popierinius failus, kurie gali užimti daug vietos bet kuriuose namuose ar biure.
Nesvarbu, ar dokumentai saugomi elektroniniu ar fiziniu pavidalu, yra keletas skirtingų metodų, kurie gali apsaugoti nuo failų painiavos. Elektroninių ir fizinių failų rūšiavimas pagal abėcėlę yra paprastas būdas tvarkyti dokumentus, todėl juos galima greitai gauti. Failų rūšiavimas pagal kategorijas taip pat naudingas, nes skaitmeninių ir popierinių aplankų padalijimas į „Automobilis“, „Namas“, „Mokesčiai“ ir įvairias verslo kategorijas padidina efektyvumą. Kitas būdas – suskirstyti fizines bylas pagal svarbą, taigi, jei nelaimės atveju reikia išimti dokumentus, reikalingiausius elementus galima greitai gauti.
Failų išmetimas taip pat yra puikus būdas tvarkyti dokumentus, nes taip elektroninių ir fizinių failų kolekcija neužima per daug vietos. Bendra taisyklė yra ta, kad visi mokesčių dokumentai turi būti saugomi mažiausiai trejus metus. Šešerius metus laikykite sudėtingus mokesčių dokumentus, pvz., audito informaciją ir savarankiškai dirbančių asmenų dokumentus. Tačiau kiti daiktai turėtų būti saugomi amžinai, pavyzdžiui, socialinio draudimo kortelės, gimimo liudijimai ir santuokos liudijimai.