Inventorizavimas yra pagrindinio atsakingo verslo valdymo ir kontrolės proceso dalis. Periodiškai atliekant fizinį apskaitą galima įsitikinti, kad visos svarbios prekės yra tinkamai apskaitytos, o esami dokumentai, susiję su atsargų verte, yra tikslūs. Štai keletas skirtingų būdų, kaip įmonės per daugelį metų valdė tokio tipo medžiagų kontrolę.
Vienas seniai nusistovėjęs inventorizacijos metodas yra žinomas kaip ciklo skaičiavimas. Šis metodas buvo naudojamas daugelį metų tekstilės gamyklose, todėl reikėjo reguliariai fiziškai inventorizuoti dalį medžiagų, laikomų gamyklos lygio parduotuvėse. Daugelis tekstilės įmonių tvarko savo atsargas naudodamos vadinamuosius medžiagų kodus, o tai yra paprastas būdas suskirstyti į kategorijas įvairius komponentus ir medžiagas, susijusias su tam tikro gamyklos skyriaus funkcijomis.
Įprastas ciklo skaičiavimas kiekvieną kalendorinį mėnesį nustatytų ribotą medžiagų kodų skaičių. Pasirinktų medžiagų kodai būtų fiziškai skaičiuojami, fiziškai skaičiuojant kiekvieną kiekvienos prekės vienetą, nurodytą pagal tuos kodus. Ciklo skaičiavimo rezultatas lyginamas su tų prekių kvitų ir išdavimo įrašais, o bet kokie skirtumai tarp šių dviejų yra pažymimi ir suderinami. Ciklų skaičiavimas paprastai yra struktūrizuotas taip, kad būtų galima fiziškai suskaičiuoti visas atsargas per metus, o tai dažnai gali palengvinti kasmetinio pilno sandėlio medžiagų suderinimo procesą.
Šiuolaikinės programinės įrangos dėka taip pat galima labai lengvai greitai inventorizuoti pasirinktą prekių grupę. Pavyzdžiui, labai paprasta sugeneruoti raštinės reikmenų, kurie turėtų būti po ranka, kiekį. Išspausdintoje ataskaitoje bus parodyta, kiek kiekvienos prekės dar turėtų būti išduota tam tikram skyriui nuo ataskaitos atsiėmimo datos. Šis metodas reikalauja, kad visi kvitai ir išdavimas būtų įrašyti į duomenų bazę prieš sugeneruojant ataskaitą; kitu atveju skaičiavimas bus išjungtas.
Daugelis įmonių taiko procesą, kuris labai priklauso nuo FIFO ir LIFO naudojimo. Santrumpos, reiškiančios „pirmas į paskutinis“ ir „paskutinys iš pirmų“, šio tipo atsargų valdymas remiasi tuo, kad tiksliai užfiksuojama, kada prekės atkeliauja ir kada jos išmokamos tam tikram įmonės skyriui. Taikant šį metodą, likę tam tikros prekės vienetai yra fiziškai tikrinami po to, kai dienos kvitai ir emisijos įvedami į tiekimo grandinės duomenų bazę. Šis procesas dažnai leidžia mažosioms įmonėms, kurioms mokesčių tikslais reikia sumažinti atsargas iki minimumo, visada tiksliai žinoti, ką jos turi, ir imtis veiksmų, jei didelės tam tikros prekės sumos negalima apskaityti.
Inventorizacijos procesai gali būti labai sudėtingi arba labai paprasti, priklausomai nuo įmonės poreikių. Pasirinkus tinkamą sekimo sistemos ir programinės įrangos tipą bei nuolat stropiai skaičiuojant vienetus, galima užtikrinti, kad medžiagų apskaita visą laiką būtų tiksliai išlaikoma. Tai leidžia įvertinti visų tipų atsargas – nuo žaliavų iki gatavų gaminių – daug lengviau, nei būtų kitu atveju.