Išlaidų paskirstymo metodai naudojami siekiant išspręsti apskaitos problemą, kad konkrečios išlaidos ne visada atitinka konkrečius rezultatus, tokius kaip produktai ar paslaugos. Skirtingi išlaidų paskirstymo metodai gali būti susiję su paskirstymu laiku, fizinėmis priemonėmis, tokiomis kaip personalo išlaidos, arba produkcija. Paprastai metodai turi būti racionalūs, pagrįsti ir aiškiai paaiškinti.
Pagrindinė priežastis, kodėl tenka rinktis iš skirtingų išlaidų paskirstymo būdų, yra apskaitos tikslais. Kai kuriais atvejais tai gali būti skirta vidiniam naudojimui, pavyzdžiui, vadovybė gali nustatyti sritis, kuriose galima padidinti pelningumą. Kitais atvejais jis gali būti naudojamas išoriniam naudojimui, pavyzdžiui, kai investuotojas svarsto galimybę įsigyti dalį bendrovės. Tai taip pat gali turėti įtakos sąskaitoms mokesčių tikslais, taigi ir mokėtinam mokesčiui. Kai kuriais atvejais finansiniai arba mokesčių teisės aktai gali apriboti taikomus metodus.
Kaip išlaidų paskirstymo pavyzdį įsivaizduokite įmonę, gaminančią plastikinius ir medinius įtaisus. Dalis išlaidų paskirstymo yra paprasta: plastiko pirkimo kaina aiškiai priskiriama plastikinių valdiklių gamybos sąnaudoms. Jei įmonė parduoda visus valdiklius už tą pačią kainą, tačiau plastiko pirkimas kainuoja daugiau nei medieną, sąnaudų paskirstymas teisingai parodys, kad plastikiniai valdikliai yra mažiau pelningi.
Kitos išlaidų paskirstymo sritys yra sudėtingesnės. Pavyzdžiui, gamybos linijoje sunaudota elektros energija turi būti paskirstyta tarp kiekvieno tipo valdiklių gamybos sąnaudų. Kai kurie išlaidų paskirstymo metodai gali apimti laiko dalį, per kurią gamybos linija gamino kiekvieno tipo valdiklius. Sudėtingesni metodai galėtų būti susiję su tuo, kiek kiekvienos rūšies buvo pagaminta per šį laiką. Jei situacija sudėtinga, pavyzdžiui, įmonė, kuri gamina po 50 plastikinių valdiklių per dieną pirmadienį ir antradienį, o trečiadienį, ketvirtadienį ir penktadienį – po 40 plastikinių valdiklių per dieną, koks paskirstymo būdas gali turėti didelės įtakos kaštų skaičiams.
Kai kuriais atvejais poreikis aiškiai paskirstyti išlaidas yra dar didesnis, nes skirtumai yra ryškesni. Vienas iš pavyzdžių būtų įmonė, turinti šešias mažmeninės prekybos parduotuves ir pagrindinę buveinę. Akivaizdu, kad įmonė norės pamatyti, kiek pelninga yra kiekviena parduotuvė. Tai gali tiesiog nepaisyti pagrindinės buveinės išlaidų arba apskaitos tikslais išlaidas paskirstyti tolygiai tarp kiekvienos parduotuvės.
Šiame pavyzdyje įmonė taip pat galėtų naudoti konkretesnius išlaidų paskirstymo metodus. Jis galėtų padalinti pagrindinės buveinės išlaidas pagal kiekvienos mažmeninės prekybos parduotuvės dydį ir kiekvienos parduotuvės apyvartą. Jis netgi galėtų juos padalyti pagal faktinę darbuotojų, sprendžiančių konkrečias problemas iš konkrečių parduotuvių, laiko dalį. Šis metodas reikštų, kad parduotuvė, sulaukusi daug klientų skundų ar kitų pagrindinių biuro darbų, atrodytų mažiau pelninga nei mažai priežiūros reikalaujančios parduotuvės.