Kapitalo biudžeto sudarymas yra procesas, kurio metu įmonės įvertina didelius projektus, kurie gali būti verti ilgalaikių investicijų. Kapitalo biudžeto sudarymo etapai vyksta tam tikru procesu, kad įmonė galėtų užtikrinti, kad kiekvienam galimam projektui būtų skiriamas deramas dėmesys. Dažniausi kapitalo biudžeto sudarymo žingsniai apima galimybių nustatymą ir įvertinimą, pinigų srautų iš kiekvieno projekto peržiūrą ir kapitalo derinio parinkimą apmokėti už pasirinktus projektus. Verslas dažnai vykdo bet kokį projektą, kuris padidina pajamas, pelną ir akcininkų vertę. Todėl kapitalo biudžeto sudarymas yra mažinimo procesas, leidžiantis verslui pasirinkti tik tuos projektus, kurie didina įmonės turtą.
Galimybių nustatymas ir įvertinimas yra visų kapitalo biudžeto sudarymo procesų etapų pradžia. Čia savininkai, vadovai ir vadovai randa naujų galimybių, kuriomis įmonė gali padidinti akcininkų turtą. Nustačius naujų galimybių grupę, kiekviena iš jų turi būti įvertinta. Šis procesas lemia, ar kiekvienas projektas yra realus, įgyvendinamas, turi ilgalaikį gyvybingumą ir kurį laiką bus patikimas pajamų šaltinis. Šiame etape atrinkti galutiniai projektai pereina į priekį per kapitalo biudžeto sudarymo procesą; visi kiti kol kas atidėti į lentynas.
Kiti kapitalo biudžeto sudarymo procesų žingsniai yra kiekvieno projekto pinigų srautų peržiūra galutinėje atrankos grupėje. Buhalteriai arba finansų analitikai žiūri į dabartines ekonomines sąlygas ir kiekvienam projektui nustato pinigų srautus per nurodytą laikotarpį. Tada šie asmenys gali sukurti viršutinę ir apatinę lūkesčių ribą, darydami prielaidą, kad laikui bėgant ekonominės sąlygos gali pagerėti arba pablogėti. Kai kuriais atvejais planuojamų pinigų srautų metų skaičius gali būti treji, penkeri arba septyneri, o tai yra įprasti matavimai, kai įmonė nori gauti grąžinimą už projektui išleistus pinigus. Visi pinigų srautai turi būti metiniai.
Paskutiniai kapitalo biudžeto sudarymo žingsniai apima kapitalo derinio, leidžiančio įmonei sumokėti už projektą kitų žmonių pinigais, suradimą. Įvairūs kapitalo derinio atributai apima įvairias paskolas, obligacijas ir nuosavybės finansavimą, kuris apmoka visas su projektu susijusias pradines išlaidas. Šio derinio kapitalo kaina yra visų palūkanų normų, taikomų įvairiems projektams apmokėti, vidurkis. Tada buhalteriai ir finansų analitikai lygina pinigų srautus su pradinėmis išlaidomis. Projektas, kurio grynoji dabartinė būsimų pinigų srautų vertė yra didesnė už pradines išlaidas, paprastai yra geriausias.