Paprastos knygos naudojamos įmonėse, kad būtų galima stebėti ir dokumentuoti grynųjų pinigų įplaukas ir išteklius. Didžiosios knygos atskiria turto ir įsipareigojimų sąskaitų likučius į debetus ir kreditus. Antrinėse knygose išsamiai aprašomos operacijos, kurios tiesiogiai veikia sąskaitos likutį, pvz., gautinos sumos. Knygos kartais vadinamos t-sąskaitomis, nes visos operacijos, turinčios įtakos debeto likučiams, turi subalansuoti arba prilygti operacijoms, turinčioms įtakos kredito likučiams.
Buhalteriai ir buhalteriai dokumentuoja įmonės išlaidas ir mokėjimus, kuriuos ji gauna žurnalo įrašuose. Pavyzdžiui, jei įmonė perka atsargas kreditu, bus daromas debeto įrašas atsargų pirkimo sumai. Tai pačiai sumai bus padarytas atitinkamas kredito įrašas, nurodantis sąskaitos faktūros arba kredito linijos likutį. Šios sumos galiausiai naudojamos apskaičiuojant sąskaitos galutinį likutį, kuris vėliau gali būti perkeltas į vieną iš paprastų knygų tipų.
Terminas t-sąskaita vartojamas debeto ir kredito operacijų rūšiavimo procesui apibūdinti. Pavadinimas kilęs iš to, kaip vaizduojamos operacijos: popieriuje nubrėžta eilutė, primenanti raidę „t“, dešinėje – debeto sumos, kairėje – kredito sumos. Kiekviena operacija apima ir debetą, ir kreditą antrinėje knygoje. Pavyzdžiui, atlikus mokėjimą pagal sąskaitą faktūrą, grynųjų pinigų sąskaita būtų nurašoma arba sumažinta, o mokėtinų sąskaitų sąskaita kredituojama arba padidėtų.
Operacijų grupėms, kurios yra susijusios viena su kita, sukuriama antrinė knyga. Antrinės knygos yra būdas supaprastinti įmonės finansines ataskaitas. Jie parodo, ar sąskaitos likutis padidėjo ar sumažėjo per ataskaitinį laikotarpį, kuris paprastai gali apimti tris mėnesius, šešis mėnesius ar metus. Pavyzdžiui, gautinų sumų atveju likučio suma gali parodyti, ar įmonei kyla problemų rinkdama pinigus už jau parduotas atsargas.
Antrinių knygų galutiniai likučiai perkeliami į didžiąsias knygas. Tokio tipo paprastos knygos yra viso įmonės debeto ir kredito likučių ištakų suvestinė. Didžiojoje knygoje nepateikiama sąskaitų likučių specifika. Pavyzdžiui, „pardavimo“ sąskaita bus nurodyta kaip vienas likutis ir yra visų įmonės sugeneruotų pardavimų per tą ataskaitinį laikotarpį suma.
Didžiosios knygos taip pat žinomos kaip „galutinis įrašas“. Paprastose knygose pateikiamos reikšmės, kurios bus naudojamos kuriant įmonės balansą, pelno (nuostolių) ataskaitą ir pinigų srautų ataskaitą. Kruopštus įrašų tvarkymas paprastose knygose gali būti ypač naudingas, kai ateina laikas sudaryti balansą, nes įmonės turtas turi būti lygus įsipareigojimams ir akcininkų nuosavybei.