Pensijų administratoriai dažnai tvarko grupines ir asmenines pensijų sąskaitas, siekdami užtikrinti, kad pinigai būtų tinkamai tvarkomi. Šie specialistai taip pat gali būti ryšininkai tarp darbuotojų ir finansų patarėjų ar investuotojų. Dažnai jų pareiga yra nukreipti klausimus, rasti atsakymus ir neatsilikti nuo įstatymų bei statutų, kurie gali turėti įtakos fondų augimui, prieinamumui ir mokesčių pasekmes. Todėl pensijų administratoriaus darbo vietos gali būti prieinamos finansų planavimo įmonėse, vidinių išmokų darbuotojams skyriuose, trečiųjų šalių išmokų teikėjuose ar konsultacinėse įmonėse. Jie taip pat gali eiti vadovaujančias pareigas, nors karjeros reikalavimai greičiausiai priklausys nuo gyvenamosios vietos regiono.
Pagrindinės pensijų administratoriaus pareigos – steigti pensijų fondus ir reguliariai atnaujinti narių apskaitą. Tokie įvykiai kaip darbo nutraukimas ir išėjimas į pensiją, mirtys, gimimai ir skyrybos gali turėti įtakos kliento naudos gavėjams. Pensijų administratoriaus pareigybės aprašyme papildomai gali būti reikalaujama atlikti šiuos veiksmus: pervesti lėšas į narių sąskaitas arba iš jų pagal prašymus, išrašyti mėnesines ar ketvirtines ataskaitas ir užtikrinti, kad klientų išėjimo į pensiją poreikiai būtų tinkamai suplanuoti. Pensijų administratoriai taip pat gali apdoroti mokėjimus ir bendradarbiauti su kitais padaliniais, kad užtikrintų visišką teisinį atitiktį.
Įmonės, kurios specializuojasi finansų planavime, dažnai teikia klientams daugybę paslaugų. Be to, kad padeda klientams susikurti gerovę pasitelkdami įvairias investicines priemones, jie taip pat gali steigti pensijų fondus. Taigi pensijų administratorių darbai greičiausiai pasitarnaus kaip konsultantai, per kuriuos jie klientams pristato įvairias išėjimo į pensiją planavimo galimybes. Šie specialistai gali pateikti pavyzdinius planus ir skaičiavimus prieš įvesdami faktinius duomenis į atitinkamą sistemą, nustatyti dabartinio klientų išmokų planavimo spragas ir reklamuoti taikomus finansinius paketus. Nesusitikę su klientais, pensijų administratoriai gali tyrinėti rinkos tendencijas ir užmegzti naujų potencialių kontaktų.
Dirbdami įmonės viduje, administratoriai visą dieną bendraus su daugybe darbuotojų. Pagrindinės funkcijos gali apimti rašytinių pranešimų rengimą dalyviams arba naudos gavėjams, įskaitant rinkimų rinkimų paketus, atsakymus į sąmatos prašymus ir atidėtus laiškus. Pensijų administratoriaus pareigos taip pat gali tikrinti pensijų išmokas pagal įvairius planus ir renginius, reaguoti į su pensijomis susijusius atvejus iš Personalo paslaugų centro ir nagrinėti netekties atvejus. Šie specialistai dažnai tvarko dalyvių įrašus, todėl duomenų peržiūra ir taisymas vykstant peržiūros procesams arba atsakant į gautas užklausas gali sudaryti papildomų užduočių.
Trečiųjų šalių išmokų teikėjai dažnai teikia žmogiškųjų išteklių valdymo paslaugas tiek didelėms, tiek mažoms įmonėms. Šiuo atveju pensijų administratoriaus darbui gali tekti žongliruoti keliomis įmonės paskyromis su individualiais poreikiais. Tam dažnai reikia daug bendrauti su klientais, pavyzdžiui, atsakant į darbuotojų klausimus ar reaguojant į ryšininko poreikius. Trečiųjų šalių teikėjai taip pat gali rengti įmonių pristatymus, kad informuotų dalyvius apie paskyros veiklą ir naujus reglamentus ar įstatymus, turinčius įtakos pasirinkimams. Jeigu įvyksta reikšmingų pokyčių fondo garantų stabilumui, administratorius taip pat gali konsultuoti klientus apie tokius įvykius ir pasiūlyti alternatyvius sprendimus.
Pensijų administratorių prižiūrėtojai gali prižiūrėti visą profesionalų komandą, kuri skaičiuoja ir moka klientams pensijų išmokas. Šios pareigos dažnai yra atsakingos už pensijų plano išmokų rinkodarą ir administracinių procedūrų stebėjimą. Papildomos pareigos gali apimti darbuotojų mokymą, klientų rūpesčių tvarkymą ir duomenų peržiūrą siekiant užtikrinti pensijų ataskaitų tikslumą. Viduje šie specialistai gali prižiūrėti darbo krūvį ir deleguoti paskyros įsipareigojimus, o išorėje jie gali bendrauti su plano rėmėjų atstovais ir padėti kurti naujus paketus esamiems ir būsimiems klientų poreikiams.
Žmonėms, norintiems dirbti pensijų administratoriaus darbą, dažnai reikia ketverių metų verslo, finansų ar buhalterinės apskaitos. Tačiau konkretūs išsilavinimo ir profesiniai reikalavimai greičiausiai priklausys nuo regiono, kuriame asmuo gyvena. Kai kurioms pensijų administratoriaus karjerai reikalingas regioninis pažymėjimas, pvz., Amerikos pensijų aktuarų draugijos paskirtas kvalifikuotas pensijų administratorius. Jungtinėje Karalystėje pensijų administratoriai turi įgyti vieną iš kelių Finansinių paslaugų institucijos patvirtintų kvalifikacijų.