Personalo valdymą praktikuojantys profesionalai yra atsakingi už tai, kad visi jų vadovaujami darbuotojai savo pareigas atliktų efektyviai, efektyviai ir saugiai. Pavyzdžiui, verslo biure specialistas, atsakingas už personalo valdymą, gali rašyti tvarkaraščius, atlikti darbuotojų vertinimus ir rinkti bei analizuoti svarbią statistiką. Personalo valdymo programinė įranga iš esmės yra bet kokia kompiuterinė programa, padedanti vadovams sekti svarbius ir kartais jautrius darbuotojų duomenis taip, kad būtų galima sutaupyti laiko ir pinigų. Kai kurios iš labiausiai paplitusių personalo valdymo programinės įrangos rūšių yra programos, leidžiančios vadovams planuoti darbuotojus; saugoti ir tvarkyti kontaktinius ir asmens duomenis; ir sekti užduotis, įgūdžius, sertifikatus ir kitą informaciją, reikalingą efektyviam operacijos vykdymui.
Personalo valdymo programinė įranga dažnai skiriasi priklausomai nuo pramonės šakos. Pavyzdžiui, medicinos ar sveikatos priežiūros pramonėje tokia programinė įranga leidžia vadovams matyti, su kokiais pacientais dirba jų darbuotojai, kokioms pamainoms jų darbuotojai yra suplanuoti ir kokias pareigas darbuotojai atliko savo pamainomis. Pavyzdžiui, medicinos personalo valdymo programinė įranga gali leisti vadovui pamatyti, kokie gydymo būdai buvo skirti pamainos metu ir kuriems pacientams gali prireikti specialaus gydymo.
Kita vertus, kai transporto parko vadovas naudoja personalo valdymo programinę įrangą, jis paprastai turi sekti savo parko transporto priemonių buvimo vietą. Tokio tipo vadovas taip pat gali naudoti pasaulinę padėties nustatymo sistemą (GPS), kad sužinotų, kur darbuotojai keliauja su savo transporto priemonių parku. Jei vairuotojas pasiklysta arba pasirenka maršrutą, dėl kurio jis gali vėluoti arba dėl to gali atsirasti papildomų degalų sąnaudų, vadovas gali susisiekti su vairuotoju pasitelkęs personalo valdymo programinę įrangą.
Profesionalai, tokie kaip žmogiškųjų išteklių vadybininkai, gali naudoti personalo valdymo programinę įrangą darbuotojų duomenims saugoti ir tvarkyti. Jie gali naudoti šias programas, kad sudarytų darbuotojų profilius arba paskyras, į kurias gali būti įtraukti tokie dokumentai kaip paraiškos, gyvenimo aprašymai, motyvaciniai laiškai, informaciniai laiškai ir akademiniai nuorašai. Žmogiškųjų išteklių vadybininkai taip pat gali naudoti šią programinę įrangą darbuotojų įrašams, pvz., susitikimams, skundams ir apdovanojimams, sekti.
Asmenys, naudojantys personalo valdymo programinę įrangą, dažniausiai naudoja programinę įrangą, kurią įsigyja ir įdiegia į savo kompiuterius ir verslo tinklo sistemas, arba programinę įrangą, kurią naudoja kaip paslaugą. Kai jie perka ir diegia programinę įrangą, jie paprastai turi informacinių technologijų (IT) skyrius, kurie yra atsakingi už našumo ir saugos atnaujinimą. Kita vertus, profesionalai, naudojantys programinę įrangą kaip paslaugą (SaaS), paprastai moka prenumeratos mokestį programinės įrangos prieglobai, atsakingam už programų atnaujinimą. Kai profesionalai naudoja programinę įrangą kaip paslaugą, jie dažnai turi prieigą prie jos beveik iš bet kurio kompiuterio ar įrenginio, kuriame yra interneto ryšys.