Apskritai spausdinimo valdymas reiškia spausdintuvo aparatinės įrangos, spausdintuvo programinės įrangos ir dokumentų paslaugų administravimą, stebėjimą ir priežiūrą. Įmonėms siūlomos spausdinimo valdymo paslaugos gali apimti techninę, programinę įrangą ir dokumentų valdymą arba tam tikrą jų derinį. Įmonės, siūlančios šias paslaugas, savo klientams paprastai teikia vietoje, internetu, nuotoliniu būdu ir pagal poreikį. Spausdinimo valdymo paslauga gali būti naudinga įmonei, nes sumažina su spausdintuvu susijusias išlaidas, padidina našumą, sumažina klaidų skaičių ir supaprastina projektus.
Spausdintuvų valdymo įmonių siūlomos vietos parinktys paprastai apima apmokytus technikai, galinčius teikti specialią pagalbą klientų grupei regione. Klientai paprastai skambina į aptarnavimo centrą, kad paprašytų pagalbos dėl techninės ar programinės įrangos problemų. Paprastai technikas pirmiausia bando išspręsti problemą su klientu telefonu. Jei problema nėra lengvai išsprendžiama, technikas paprastai apsilanko svetainėje. Vietinė paslauga paprastai pasiekiama aparatinės ir programinės įrangos problemoms spręsti, bet ne dokumentų tvarkymui. Nors kai kurie paslaugos vietoje pranašumai gali būti dėmesys detalėms ir klientui pritaikytas klientų aptarnavimas, trūkumai paprastai yra didesnės paslaugos kainos ir ilgesnis laukimo laikas, kol bus išspręsta problema.
Daugelis įmonių savo klientams taip pat siūlo internetinio spaudinių valdymo paslaugas. Internetinės paslaugos, skirtos spausdintuvo programinei įrangai ir dokumentų valdymui, paprastai derinamos su technine technine pagalba vietoje. Kilus programinės įrangos problemoms, klientas, turintis internetinį palaikymą, paprastai prisijungia prie jau esančios paskyros ir pateikia užklausą, į kurią atsakoma tiesioginiu pokalbiu arba el. paštu.
Norėdami tvarkyti dokumentus, klientai paprastai gali prisijungti prie savo paskyros, užsisakyti norimus atspausdinti dokumentus, įkelti reikalingą medžiagą dokumentui parengti ir tada sumokėti už produktą. Paprastai prekė įmonei pristatoma per kelias darbo dienas. Internetinės spausdinimo valdymo paslaugos paprastai yra patraukli galimybė didelėms įmonėms, kurios gali turėti daug darbo eigos laikotarpių ir gali pasinaudoti papildoma pagalba įgyvendindamos svarbius projektus. Dažnai gali būti pigiau perduoti spausdinimo darbus iš išorės, o ne mokėti už papildomus išteklius ir personalą, kad darbas būtų atliktas namuose.
Nuotolinės spausdinimo valdymo paslaugos paprastai apima spausdintuvo techninės ir programinės įrangos palaikymą tinklo spausdintuvams didelėse įmonėse. Paslaugų įmonė paprastai įdiegia stebėjimo programinę įrangą įmonės kompiuterių tinkle. Stebėdama spausdintuvo dažų lygį ir kliento naudojimą, programinė įranga paprastai tikrina, ar nėra aparatinės įrangos klaidų ar gedimų. Nuotolinio spausdinimo valdymo paslaugos skiriasi priklausomai nuo naudojamos programinės įrangos ir paslaugų įmonės valdymo lygio. Jei įmonės spausdintuvo išteklių valdymo lygis yra per didelis, klientai gali nusivilti ir būti nepatenkinti paslauga.
Įmonės, teikiančios spausdinimo valdymo paslaugas pagal pareikalavimą, paprastai savo tinklo spausdintuvuose įdiegia specialią programinę įrangą. Naudodami programinę įrangą jie gali prašyti spausdintuvo programinės įrangos palaikymo ir dokumentų valdymo paslaugų. Pagalba pagal pareikalavimą dažnai yra brangesnė, nes iš esmės tai yra speciali nuotolinė paslauga. Paprastai didelės įmonės, turinčios didesnius spausdinimo poreikius, naudojasi užsakomomis paslaugomis. Įmonėms, turinčioms daug svarbių projektų, kuriuos reikia užbaigti per trumpus terminus, gali būti ypač naudingas sprendimas pagal pareikalavimą.