Specialių renginių koordinatoriaus darbai dažniausiai randami viešbučiuose, kurortuose, renginių vietose, stadionuose ir sporto arenose. Visas paslaugas teikiančios gamybos ir dekoro įmonės, taip pat koncertų rengėjai taip pat dažnai samdo asmenis šiam vaidmeniui atlikti. Kai kurie renginių specialistai planuoja įmonių funkcijas, tokias kaip apdovanojimų ceremonijos, iškilmės ar skatinamosios kelionės. Kiti dirba su asmenimis, kurie nori surengti socialinius reikalus, pavyzdžiui, vestuves ar baro mitzva. Kai kurie ypatingų renginių koordinatoriaus darbai apima pasirengimą viešiems renginiams ir festivaliams, kuriuose gali dalyvauti šimtai ar tūkstančiai svečių.
Atsakomybė paprastai apima daugelio konkrečios funkcijos aspektų organizavimą. Pavyzdžiui, planuojant viešus festivalius ar koncertus, gali būti samdomi asmenys, kurie plačiai reklamuotų ir reklamuotų šiuos renginius. Kiti reikalavimai gali apimti užsakomųjų pardavėjų samdymą ir pramogas. Asmenys, turintys specialių renginių koordinatoriaus pareigas, gali gauti leidimus renginiams, pasirūpinti tinkama automobilių stovėjimo aikštele, koordinuoti maisto ir gėrimų pardavėjus ir tvarkyti kitas logistikos detales.
Kai kurie kiti specialių renginių koordinatoriaus darbai apima įmonių programų planavimą ir organizavimą. Pavyzdžiui, kelionės lėktuvu, antžeminis transportas, apgyvendinimas viešbučiuose, susitikimai, pietūs, ekskursijos ne vietoje, komandos formavimo veikla ir teminiai vakarėliai gali būti įtraukti į tokio tipo progas. Dalyvaujančių žmonių skaičius gali svyruoti nuo 20 iki daugiau nei 2,000. Daugeliui specialių renginių koordinatoriaus darbų, skirtų įmonių rinkai, reikia kitokio lygio žinių ir patirties nei tiems, kurie yra skirti socialinėms šventėms, pavyzdžiui, vestuvėms ir gimtadieniams.
Įmonių klientų sprendimus dėl jų renginių dažniausiai įtakoja rinkodara ir produktų prekės ženklas, taip pat biudžeto gairės. Pardavimo ar skatinamieji susitikimai dažnai yra skirti pagerinti arba išlaikyti aukštą darbo jėgos moralę ir padidinti darbuotojų motyvaciją. Tačiau kai klientai planuoja socialinius renginius, tikslai gerokai skiriasi.
Kai pora nusprendžia tuoktis ir planuoja savo vestuves, sprendimai daugiausia grindžiami emocijomis. Nuotaka ir jaunikis taip pat gali būti susirūpinę dėl to, ką jų draugai ir šeima manys apie įvykį kaip apie bendrą patirtį. Nors verslo klientams paprastai mažiau rūpi dekoro elementai, pavyzdžiui, gėlės, tokios detalės gali būti svarbiausias socialinio kliento komponentas.
Šie veiksniai gali nukreipti renginio koordinatoriaus dėmesį į dizaino elementus, tokius kaip tobulo rožinės spalvos atspalvio suradimas centre, o ne garso ir vaizdo poreikiai didelio masto verslo susitikimams. Dėl šios priežasties specialių renginių koordinatoriaus darbai skirsis priklausomai nuo kliento ir koordinuojamo vakarėlio ar funkcijos tipo. Tačiau, nepaisant kliento, tarpasmeninio bendravimo įgūdžiai, taip pat stiprūs organizaciniai gebėjimai yra vienos iš svarbiausių bet kurio renginių planavimo specialisto savybių.