Spragų analizė leidžia įmonei įvertinti savo faktinius rezultatus, palyginti su potencialiais rezultatais. Šis procesas dažnai leidžia verslui rasti sritis, kuriose efektyvumo pagerinimas gali padidinti našumą ir pelną. Keletas skirtingų spragų analizės metodų apima įmonės tikslų ir susijusių įsipareigojimų peržiūrą, procedūrų ir darbuotojų, galinčių juos pasiekti, analizę ir faktinių rezultatų, gautų iš norimų rezultatų, peržiūrą. Kiekvienas spragų analizės metodas suteikia vieną bendros didesnės dėlionės dalį. Spragų analizė gali būti nuolatinis procesas per visą įmonės gyvavimo laikotarpį.
Dauguma įmonių turi įvairių tikslų, kuriuos nustato jų misija, savininkai ir vadovai. Šie tikslai gali būti taikomi visai įmonei, konkretūs skyriui arba pagrįsti pareigomis organizacijoje. Tam tikri asmenys paprastai yra atsakingi už tikslo pasiekimą arba įmonės nukreipimą tinkama linkme. Šios spragų analizės technikos metodai yra skirti surasti sritis, kuriose egzistuoja silpnosios grandys, kai įmonė bando patenkinti savo vidinius lūkesčius. Daugeliu atvejų įmonė, susitelkusi į savo tikslus, turės nedaug atsakomybės spragų.
Procedūros gali atspindėti konkrečius vadovus ar taisykles, kurias įmonė naudoja siekdama užtikrinti, kad darbuotojai atliktų užduotis tam tikru būdu. Kiekvienas darbuotojas ar darbuotojas turi žinoti apie procedūras ir kurios iš jų labiausiai taikomos kiekvienam asmeniui. Spragų analizės metodais čia siekiama nustatyti, kurie asmenys nesilaiko procedūrų. Kai kuriais atvejais problemos gali būti pačios procedūros. Netinkamos procedūros gali neleisti asmeniui laiku atlikti užduočių ar veiklos arba jį apriboti, dėl to gali susilpnėti visos įmonės našumas.
Veiklos valdymas pristato dar vieną spragų analizės metodą. Pavyzdžiui, įmonė gali norėti penkių procentų grynųjų birželio mėnesio pajamų, remdamasi oficialiai parengta pajamų ataskaita. Jei taip neatsitiks, įmonė gali naudoti spragų analizę, kad nustatytų, kur nutrūko biudžeto sudarymo procesas ir sutrukdė įmonei pasiekti norimų rezultatų. Spragų analizės metodai taip pat padeda įvertinti gamybos produkciją arba individualaus darbuotojo produktyvumą. Tokiu būdu įmonė gali atlikti mėnesio atotrūkio analizę.
Įmonės vienu metu gali naudoti kelis spragų analizės metodus. Tai leidžia įmonei vienu metu atlikti daugybę skirtingų operacijų vertinimų. Tačiau svarbiausias dalykas yra analizės tikslas. Jei nesiimama veiksmų dėl neigiamos informacijos ir nepašalinamos veiklos problemos, gali būti atlikta spragų analizė, kuri yra niekinė.