Švietimo administravimo darbų galima rasti visuose švietimo srities lygiuose – nuo kolegijų ir universitetų iki ikimokyklinio ugdymo įstaigų ir ankstyvųjų vaikų priežiūros įstaigų. Dauguma administratorių yra patys esami arba buvę pedagogai. Be vadovaujančių vaidmenų tradicinėse švietimo įstaigose, administratoriai taip pat gali dirbti keliose kitose įstaigose, įskaitant pataisos namus ir kai kurias kultūros organizacijas, pavyzdžiui, muziejus.
Daugelio kolegijų ir universitetų darbuotojai užima daugybę švietimo administravimo darbų. Šiame lygyje yra daug galimų pozicijų. Kai kurie administratoriai dirba tiesiogiai su studentais, o kiti daugiau dėmesio skiria akademinėms sritims arba kitoms tradiciškai administracinėms pareigoms. Aukštojo mokslo fakulteto nariai, įskaitant skyrių pirmininkus, taip pat paprastai laikomi administratoriais. Kiti šių darbų pavyzdžiai yra studentų dekanai, priėmimo direktoriai ir finansinės pagalbos direktoriai. Švietimo administratorių pavyzdžiais galima laikyti ir registratorių bei plėtros direktorių.
Direktorius ir direktoriaus padėjėjas yra du pradinio ugdymo administravimo darbai daugumoje aukštųjų, vidurinių ir pradinių mokyklų. Direktoriai prižiūri kasdienę savo mokyklų veiklą, bendrauja su mokiniais, mokytojais ir kitais administracijos darbuotojais. Paprastai jie turi ir išorinių įsipareigojimų. Daugelis mokyklų pasikliauja direktorių padėjėjais, kurie padeda vykdyti įsipareigojimus, kurių vienas direktorius negali įvykdyti. Be to, yra ir kitų vidurinių mokyklų administratorių, kurie dirba valstybinėse, privačiose ir parapinėse mokyklose. Jie taip pat gali dirbti tam tikrame mokyklos rajone arba miesto švietimo skyriuje.
Tačiau ne visoms programoms vadovauja direktoriai ar kolegijos dėstytojai. Tiek vidurinėse, tiek aukštosiose mokyklose daugelis švietimo administratorių specializuojasi tam tikroje srityje. Pavyzdžiui, karjeros konsultavimas, specialusis ugdymas ir lengvoji atletika yra tik keletas sričių, kurioms paprastai reikia švietimo administratorių patirties.
Švietimo administravimo darbams, apimantiems darbą su mažais vaikais, paprastai reikia turėti ankstyvojo ugdymo išsilavinimą. Tie specialistai dažniausiai dirba ikimokyklinėse įstaigose ir darželiuose. Daugeliu atvejų ugdymo administratorius yra įstaigos direktorius. Paprastai jis ar ji prižiūri mokytojus ir kitus pagalbinio personalo narius.
Kaip ir mokytojai, švietimo administratoriai paprastai dirba pagal savo įstaigos akademinį kalendorių. Darbo valandos skiriasi, tačiau jie dažniausiai dirba visą darbo dieną, bent penkias dienas per savaitę. Kalbant apie išsilavinimą ir patirtį, šioms pareigoms paprastai reikia magistro ar aukštesnio laipsnio. Asmenys, turintys mokymo ar kitokios administracinės patirties, paprastai yra labiau linkę gauti pelningus švietimo administravimo darbus.