Daugumą vaizdo konferencijų technologijų galima suskirstyti į įvairių tipų aparatinę įrangą, reikalingą vaizdo konferencijoms, ir programinę įrangą, naudojamą ryšiui tarp dalyvių užmegzti. Standartinė aparatinė įranga prasideda nuo garso ir vaizdo įrangos, reikalingos tokio tipo ryšiams, įskaitant kameras, mikrofonus ir garsiakalbius. Kiti techninės įrangos poreikiai yra bendresni ir apima kompiuterius ir monitorius, ryšio įrenginius arba tinklų įrangą, taip pat bet kokius specializuotus įvesties įrenginius, kurių gali prireikti. Vaizdo konferencijų technologija taip pat apima programinę įrangą, naudojamą tokio tipo konferencijoms, paprastai įskaitant programas, skirtas ryšiams tarp vartotojų ir vaizdo ar garso redagavimo programinės įrangos užmegzti.
Vaizdo konferencijų technologija paprastai reiškia aparatinę ir programinę įrangą, kurios reikia naudotojams, dalyvaujantiems vaizdo konferencijoje. Vienas iš svarbiausių šio tipo technologijų komponentų yra įranga, naudojama garso ir vaizdo įrašymui. Paprastai tai apima vieną ar daugiau kamerų, taip pat bent vieną mikrofoną, ir jie dažnai nustatomi skirtingais būdais, atsižvelgiant į konferencijoje dalyvaujančių pranešėjų skaičių. Jei daug asmenų naudoja vaizdo konferencijų technologiją, kad visi bendrautų, greičiausiai kiekvienam iš jų reikia mikrofono ir gali prireikti fotoaparato ar internetinės kameros.
Tokiose konferencijose taip pat naudojama daug kitų vaizdo konferencijų technologijų, įskaitant kitą techninę įrangą. Kiekvienam asmeniui, žiūrinčiam ar dalyvaujančiam tokio tipo konferencijose, paprastai reikia kompiuterio ir monitoriaus. Paprastai taip pat reikalingi įvesties įrenginiai, pvz., pelė ir klaviatūra, nors kai kuriose sistemose gali būti naudojama labiau specializuota įvesties įranga. Visa ši vaizdo konferencijų technologija paprastai yra prijungta prie tinklo, kad vartotojas galėtų prisijungti prie kitų vartotojų ir gauti pagrindinio kompiuterio siunčiamus duomenis.
Programinė įranga yra svarbi vaizdo konferencijų technologijos rūšis. Gali būti naudojamos skirtingos programos, kad atskiri konferencijos nariai galėtų prisijungti vieni prie kitų ir bendrauti. Šios programos gali leisti vienam pagrindiniam kompiuteriui teikti garso ir vaizdo turinį kitiems klientams arba leisti keliems asmenims matyti ir girdėti vienas kitą bendraujant realiuoju laiku.
Kai kurios vaizdo konferencijų technologijos taip pat gali apimti kitas programas, naudojamas vaizdo konferencijoms kurti. Jei konferencija įrašoma ir vėliau teikiama internete kitiems, galutiniam konferencijos failui sukurti gali būti naudojama redagavimo programinė įranga. Kitos programos taip pat gali būti naudojamos animacijai ar informacinei grafikai pridėti prie vaizdo pristatymo.