Verslo procesų atvaizdavimas yra koncepcija, kuri naudoja rašytinius žodžius ir vaizdinius išdėstymus tipinėms funkcijoms paaiškinti. Šiai praktikai populiarėjant, buvo sukurta nemažai verslo procesų žemėlapių sudarymo įrankių, kad būtų lengviau ir greičiau. Plačiausiai naudojama priemonė yra procesų planavimo programinė įranga, kuri gali pasiūlyti daug privalumų organizacijai, įskaitant galimybę dokumentuoti esamus procesus ir užtikrinti, kad jie efektyviai įgyvendintų verslo tikslus.
Šie įrankiai taip pat gali suteikti procesų modeliavimą, kuris leidžia realiuoju laiku suprasti, kaip siūlomi pakeitimai gali paveikti esamus procesus ir bendrą verslo funkciją. Kitas programinės įrangos pranašumas yra padėti automatizuoti esamus procesus ir integruoti juos įvairiose verslo srityse. Žemėlapių sudarymo įrankiai gali padėti įmonėms laikytis taisyklių, pvz., ISO 9000, dėl kurių gali reikėti dokumentuoti kokybės sistemos procesus.
Pirmasis verslo procesų planavimo žingsnis paprastai yra esamų verslo procesų dokumentavimas. Verslo procesų planavimo įrankiai suteikia galimybę kurti srautų diagramas ir kitus įrankius, kurie vizualiai iliustruoja esamus procesus ir jų tarpusavio ryšius. Kai procesai yra dokumentuojami, juos galima analizuoti ir peržiūrėti, siekiant įsitikinti, kad jie tinkamai atspindi realią organizacijos veiklą. Procesų planavimas taip pat leidžia lengviau nustatyti procesų neefektyvumą ir tobulinimo sritis.
Tada verslas gali sukurti suplanuotų procesų modelius. Modeliavimas leidžia hipotetinėse situacijose įgyvendinti siūlomus sistemos pakeitimus, o tai leidžia procesų savininkams stebėti galimus pakeitimo rezultatus ir įvertinti, ar jis veiksmingai pašalina neefektyvumą, kurį jie galėjo nustatyti pirmame žingsnyje. Proceso modeliavimas leidžia įgyvendinti daugybę siūlomų pakeitimų ir stebėti bei įvertinti jų poveikį prieš atliekant realius organizacinius pakeitimus.
Organizacijos taip pat gali naudoti verslo procesų planavimo įrankius, kad automatizuotų esamas funkcijas, padidintų efektyvumą ir vienodumą įvairiuose skyriuose. Programinė įranga gali padėti skirtingų skyrių sistemoms „susikalbėti“ tarpusavyje ir dalytis reikalinga informacija. Procesų automatizavimas dažnai taupo laiką ir pinigus, o didesnėms įmonėms padeda įgyvendinti vienodus darbo eigos procesus visose įmonės srityse.
Vienodumas gali būti reikalingas organizacijoms, turinčioms laikytis įvairių taisyklių, pvz., ISO 9000. Daugelis reguliavimo agentūrų reikalauja, kad įmonės dokumentuotų savo procesus ir garantuotų, kad įmonė laikysis. Šios priemonės gali pateikti reikiamus dokumentus, stebėti individualų atitiktį ir nustatyti sritis, kuriose reikia papildomų mokymų.