Viešieji įrašai yra tie įrašai, su kuriais galima susipažinti viešai. Šie įrašai dažnai siūlomi nemokamai visuomenei peržiūrėti jų saugojimo vietoje. Kitais atvejais jie gali būti prieinami už nedidelį mokestį. Šie įrašai dažnai įvardijami pagal tai, kur jie saugomi arba kur jie atsirado. Yra teismo įrašai, valstijos įrašai, apskrities įrašai ir miesto įrašai. Taip pat yra viešai prieinamų įrašų, kuriuos saugo federalinė vyriausybė.
Teoriškai demokratinėje valstybėje bet koks įrašas, pagamintas ir apmokamas mokesčių mokėtojų lėšomis, turėtų būti viešas. Tačiau yra atvejų, kai šie įrašai gali būti ne iš karto pasiekiami. Taip dažnai nutinka tuo atveju, kai įraše esanti informacija keltų pavojų nacionaliniam saugumui, trukdytų nagrinėti teisminę bylą ar pažeistų asmens teisę į privatumą. Tam tikru momentu įrašai gali būti prieinami. Tie, kurie yra, gali būti vadinami išslaptintais viešaisiais įrašais.
Kiekviena atskira jurisdikcija savo įrašus tvarko šiek tiek skirtingai. Pavyzdžiui, kai kuriose valstijose norint gauti gimimo liudijimą, gali tekti susisiekti su valstybine gyvybinės statistikos tarnyba ar panašia įstaiga. Kitais atvejais reikės kreiptis į apskrities skyrių, atsakingą už tokią statistiką. Kai kuriais atvejais net iš pažiūros susiję įrašai bus saugomi dviejose skirtingose vietose. Santuokos liudijimas gali būti saugomas apskrities įstaigoje. Skyrybų dekretas dėl tos pačios santuokos dažnai bus saugomas teismo kanceliarijoje.
Todėl svarbu, kad asmuo, ieškantis viešo įrašo, tiksliai suprastų, kokio tipo įrašo jis ieško. Tai gali sutaupyti valandų valandas arba sutaupyti nepatogumų nuėjus į netinkamą vietą. Kadangi kiekvienoje valstijoje ir apskrityje gali būti skirtinga sistema, geriausia paskambinti iš anksto, nustatyti reikalingų įrašų tipus ir paklausti, kur jie būtų.
Kai kuriais atvejais viešųjų įrašų kopijos gali būti siunčiamos asmeniui, nors tai dažnai priklausys nuo viešųjų įrašų tipo. Net nemokamiems įrašams greičiausiai bus taikomi kopijavimo ir pašto mokesčiai, jei jie bus siunčiami asmeniui. Pagal valstijos ir federalinius įstatymus šie mokesčiai turi būti pagrįsti ir tiksliai atspindėti išlaidas, susijusias su įrašų rengimu. Jie gali apimti išlaidas medžiagoms ir darbuotojo, kuris ieškojo įrašų, laiką.
Kai kuriais atvejais viešųjų įrašų paieška gali būti atliekama internete. Tai gali būti vieši nuosprendžių registrai, nuosavybės įrašai ir kiti teismo įrašai. Nors informacija nebus tokia pati kaip fiziniai įrašai, pagrindinė informacija paprastai yra visa. Jei ne, internetinėje paieškoje gali būti pateikta išsami informacija, kaip pasiekti visus įrašus.