Žmogiškųjų išteklių specialistai yra atsakingi už tai, kad padėtų visiems organizacijos darbuotojams jaustis laukiamiems ir motyvuotiems atlikti geriausią darbą. Šie specialistai taip pat padeda kurti ir šviesti darbuotojus apie politiką, susijusią su elgesio kodeksais ir kultūriniais tikslais, prioritetais ir vertybėmis. Taip pat įprasta, kad žmogiškųjų išteklių specialistai dalyvauja įdarbinimo procesuose, renka ir tvarko darbuotojų duomenis bei veda derybas su darbuotojais. Kai kurie iš labiausiai paplitusių žmogiškųjų išteklių valdymo programinės įrangos tipų yra programos, leidžiančios specialistams sekti darbuotojų darbo valandas darbo užmokesčio apskaičiavimo tikslais, organizuoti programas ir specialius darbuotojų poreikius ar prašymus bei sekti darbuotojų veiklą ir tobulėjimą. Kai kurios žmogiškųjų išteklių valdymo programinės įrangos rūšys yra rinkiniai, kuriuose yra kelios funkcijos, o kitos programos yra skirtos konkrečioms operacijoms.
Kai žmogiškųjų išteklių valdymo programinė įranga naudojama darbo užmokesčio apskaičiavimo tikslais, joje dažnai yra sąsaja, kuria naudojasi visi darbuotojai. Pavyzdžiui, vienas įprastas modelis gali apimti sąsają, kurioje darbuotojai įrašo laiką, kada jie ateina į darbą, ir laiką, kada išeina. Įvedus šią informaciją, ji įkeliama į žmogiškųjų išteklių duomenų bazę. Atėjus laikui žmogiškųjų išteklių specialistams pateikti darbo užmokesčio duomenis, jie gali pasiekti informaciją iš programinės įrangos arba įkelti informaciją iš duomenų bazės tiesiai į įmonės darbo užmokesčio skyrių.
Kai kuri žmogiškųjų išteklių valdymo programinė įranga naudojama įdarbinimo tikslais. Kai kuriais atvejais specialistai gali pasirinkti programinę įrangą, kurioje yra internetinė vartotojo sąsaja, kurią kandidatai gali naudoti norėdami užpildyti ir pateikti paraiškas, kurios įkeliamos tiesiai į žmogiškųjų išteklių duomenų bazę. Daugelis programų turi žmogiškųjų išteklių funkcijų, leidžiančių specialistams rūšiuoti programas pagal poziciją ir pažadų lygį.
Daugeliu atvejų žmogiškųjų išteklių specialistams reikia ne tik programų. Ši programinė įranga taip pat gali padėti pareiškėjams pateikti gyvenimo aprašymus, motyvacinius laiškus ir informacinius laiškus. Programos taip pat gali leisti kandidatams įrašyti specialius poreikius, pvz., negalią, kuriuos žmogiškųjų išteklių specialistai gali įrašyti, kad galėtų pasinaudoti ateityje.
Darbuotojų vertinimas yra bendra žmogiškųjų išteklių specialistų funkcija. Jie gali naudoti žmogiškųjų išteklių valdymo programinę įrangą, kuri leidžia įrašyti visus duomenis apie darbuotojų veiklą. Pavyzdžiui, kiekvieną kartą, kai darbuotojas gauna papeikimą už vėlavimą, žmogiškųjų išteklių specialistas gali įrašyti šią informaciją į savo programą. Taip pat jis arba ji taip pat gali įrašyti visus apdovanojimus ir apdovanojimus, kuriuos gauna darbuotojai. Ši informacija gali būti naudinga, kai darbuotojai laukia paaukštinimo ar paaukštinimo.