Pirkimo užsakymai atlieka leidimo pirkti prekes ar paslaugas iš skirtingų pardavėjų funkciją. Įvairių dydžių ir tipų pirkiniams naudojamos įvairios pirkimo užsakymo formos. Šios formos apima pirkimo paraiškas arba užklausas, reguliarius pirkimo užsakymus, nuolatinius pirkimo užsakymus, bendruosius pirkimo užsakymus, paslaugų sutartis ir pakeitimų užsakymus.
Įprasto pirkimo užsakymo procese, jei verslo padaliniui reikia pirkti, jis parengia pirkimo užsakymo užklausą arba paraišką, kurioje išsamiai nurodo norimas prekes, kiekį, vieneto kainą, kada prekės reikalingos ir pageidaujamą pardavėją, jei toks yra. Verslo padalinys pateikia prašymą vadybininkui, įgaliotam tvirtinti pirkimą, arba pirkimo skyriui patvirtinti. Jei pirkimo užsakymas skirtas dideliam pirkiniui arba didelei pinigų sumai, prieš užbaigiant jį gali prireikti daugiau nei vieno patvirtinimo lygio.
Pirkimų skyrius peržiūri užklausą ir parenka geriausią medžiagos ar paslaugų tiekėją. Patvirtinus užklausą, išduodamas pirkimo užsakymas ir jam priskiriamas numeris, o šis numeris nurodomas visoje korespondencijoje, susijusioje su tuo užsakymu, pristatymo ir apmokėjimo metu. Pirkimo užsakymo formos gali būti elektroninės arba spausdintos. Pirkimo užsakymo formos išvaizda nėra svarbi; būtent jame esanti informacija nustato pardavėjo ir pirkėjo susitarimą.
Nuolatinio pirkimo užsakymo formos naudojamos, kai įmonei reikia reguliariai pristatyti identišką medžiagos kiekį, pavyzdžiui, kas mėnesį. Nuolatinis pirkimo užsakymas patvirtina prekių pristatymo intervalą ir kainą bei nurodo, kiek laiko galios nuolatinis užsakymas. Nuolatinis pirkimo užsakymas taip pat gali būti naudojamas įrangai arba techninės priežiūros nuomai, kuri galioja tam tikrą laikotarpį.
Antklodės pirkimo užsakymo formos naudojamos įprastiniam nedidelio kiekio mažos vertės prekių pirkimui padengti. Pavyzdžiui, biure gali būti pateiktas bendras popieriaus, rašalo ir dažų, skirtų kopijavimo ir spausdinimo funkcijoms, pirkimo užsakymas. Bendrasis užsakymas paprastai riboja prekių, kurias galima įsigyti, tipus ir nustato individualų užsakymo limitą bei bendros vertės limitą, taip pat galiojimo datą.
Sutartinės pirkimo užsakymo formos paprastai naudojamos projektui užbaigti reikalingam darbui padengti. Juose tiksliai nurodoma, kokie darbai bus atliekami ir kokiu grafiku. Sutartiniame pirkimo užsakyme gali būti numatyti tarpiniai mokėjimai, kai projektas pasiekia tam tikrus etapus. Jeigu projekto eigoje prireiktų keisti reikalavimus, gali būti išduotas pakeitimo įsakymas. Pakeitimo užsakyme tiksliai nurodoma, kokios specifikacijos buvo pakeistos ir įtrauktos į pradinį pirkimo užsakymą.
Įmonės reikalavimai gali pareikalauti siūlyti bet kokius pirkinius, kurie kainuos daugiau nei tam tikra pinigų suma arba susiję su tam tikros rūšies prekėmis ar paslaugomis. Tokiu atveju pirkimo skyrius paprašys pasiūlymų. Kai pasiūlymai bus gauti ir peržiūrimi, pirkimo skyrius laimėjusiam dalyviui paskirs pirkimo užsakymą.