Smulkių grynųjų pinigų procedūras nustato įmonės ar kitos organizacijos, skirtos tvarkyti mažas grynųjų pinigų sumas. Šie grynieji pinigai, vadinami smulkių pinigų fondu, naudojami smulkiems pirkiniams, o ne rašant čekį arba naudojant įmonės kredito kortelę. Įmonė paskirs saugotoją, kurio užduotis yra užtikrinti, kad visi pinigai būtų apskaityti naudojant kvitą ar kitus atitinkamus dokumentus.
Paprastai mažesnis nei 250 USD, smulkus grynųjų pinigų fondas leidžia naudoti grynuosius pinigus smulkiems pirkiniams ar kompensacijoms be sudėtingo čekio rašymo proceso. Smulkus grynųjų pinigų fondas taip pat gali pakeisti poreikį išduoti įmonės kredito korteles keliems žmonėms, kurie perka nedidelius pirkinius. Tai savo ruožtu sumažina įmonės atsakomybę.
Jei smulkių pinigų fondas dar nėra įsteigtas, turi būti nustatytos smulkių pinigų procedūros, kurios užtikrina, kad visi pinigai būtų tinkamai sekami ir stebimi. Kartais perkami įprasti, įprasti pirkimai, kurie nukrenta žemiau tam tikros dolerio sumos ir dėl to neefektyvu išrašyti čekį dėl išlaidų kompensavimo. Tokiu atveju reikėtų kreiptis į įmonės vadovą ar kontrolierių, kad jis įsteigtų smulkių pinigų fondą.
Jei smulkių pinigų fondas jau yra, labai svarbu turėti tinkamas smulkių pinigų procedūras, kad būtų galima sekti pinigus. Tai vyksta dviem būdais: kompensacija arba avansu. Kompensacija įvyksta, kai jau įsigyta ir asmuo, norėdamas grąžinti išleistus pinigus, pateikia kvitą ar kitus dokumentus. Išankstinis mokėjimas įvyksta, kai pinigai išmokami už dar neįvykdytą pirkinį. Tokiu atveju išmokėjimo metu į smulkių pinigų fondą turėtų būti įdėtas kuponas ar kiti dokumentai. Šiame kupone bus nurodyta, kas išmokėjo pinigus ir kas juos gavo, taip pat data, tikslas ir kita svarbi informacija. Kuponas lieka smulkių pinigų fonde tol, kol saugotojui grąžinamas kvitas.
Smulkių pinigų fondo saugotojas paprastai nustatomas smulkių pinigų procedūroje. Paprastai tai yra tam tikros pareigos, pavyzdžiui, biuro vadovas, kuri yra priskirta pareigoms atlikti. Tada saugotojas yra atsakingas už visą smulkių pinigų fondą. Bet kuriuo metu pinigų suma smulkiųjų pinigų fonde ir kuponai turi būti lygi bendrai pradinei fondo sumai.
Išsamios smulkių pinigų procedūros yra būtinos norint sekti pinigus smulkiųjų pinigų fonde. Taip yra todėl, kad visada, kai yra grynųjų, yra galimybė piktnaudžiauti. Prižiūrėtojas turėtų dažnai stebėti smulkių pinigų fondą, kad pastebėtų bet kokius neatitikimus ar galimas problemas.