Verslo savininkams ir asmenims dažnai patariama laikytis standartinių dokumentų saugojimo reikalavimų verslo, mokesčių ir teisiniais tikslais. Reikalingas laikas priklauso nuo atitinkamo dokumento tipo. Kai kurie verslo dokumentų saugojimo reikalavimai gali trukti vienerius metus arba neribotą laiką. Jungtinėse Amerikos Valstijose yra rekomenduojami federaliniai saugojimo reikalavimai ir valstijos saugojimo reikalavimai, o kai kuriais atvejais jie prieštarauja. Taip pat yra dokumentų saugojimo reikalavimai, taikomi verslo įrašams ir kitiems mokesčių įrašams.
Verslo įrašus dažnai turi saugoti korporacijos sekretorius arba smulkaus verslo savininkas regioninių ir nacionalinių įstatymų nustatytą laikotarpį. Priežastis ta, kad klientai ir kiti asmenys gali pareikšti ieškinį verslui, o šie įrašai gali būti iškviesti kaip civilinio ieškinio atskleidimo proceso dalis. Jį taip pat gali konfiskuoti vyriausybė dėl verslo savininkui ar įmonei iškeltos baudžiamosios bylos. Kai kurie verslo įrašai turi būti saugomi neribotą laiką pagal kai kurių jurisdikcijų įstatymus, pvz., įmonių įstatus ir įmonei priklausančio nekilnojamojo turto dokumentus. Įrašų, kuriuos dažnai galima išmesti po trejų metų, pavyzdžiai yra banko suderinimo ataskaitos, inventoriaus įrašai ir įdarbinimo paraiškos.
Taip pat taikomi dokumentų saugojimo reikalavimai, susiję su mokesčių įrašais. Pavyzdžiui, JAV vidaus pajamų tarnyba rekomenduoja darbo mokesčių įrašus saugoti mažiausiai ketverius metus nuo pradinės mokesčių deklaracijos termino. Dažnai rekomenduojama nekilnojamojo turto mokesčio įrašus saugoti neribotą laiką. Kiti mokesčių įrašai, pavyzdžiui, prašymas susigrąžinti mokesčius po mokesčių pateikimo, turėtų būti saugomi mažiausiai trejus metus arba jei asmuo yra skolingas mokesčius po mokesčių deklaracijos pateikimo. Mokesčių ekspertai dažnai pataria mokesčių mokėtojams saugoti apskaitą septynerius metus nuo deklaracijos pateikimo, kad būtų užtikrinta, jog jiems nebus atliktas mokesčių auditas, kuris gali įvykti daugelį metų po mokesčių deklaracijų pateikimo.
Pasiruošimas ir planavimas ieškiniams arba apsauga ieškinio atveju yra kitos priežastys, kodėl asmenys laikosi standartinių dokumentų saugojimo reikalavimų. Asmenims rekomenduojama neribotą laiką saugoti tam tikrus įrašus teisiniais tikslais, įskaitant gyvybiškai svarbius įrašus, pvz., gimimo liudijimus ir įvaikinimo dokumentus. Dažnai rekomenduojama, kad nuomininkai išlaikytų nuomos sutartis, kol pasibaigs senaties terminas, o tai reiškia, kad nuomotojas arba nuomininkas nebegali pateikti ieškinio dėl nuomos.