Smulkūs pinigai yra nedidelė pinigų suma, kurią įmonė laikys nematerialioms išlaidoms padengti. Smulkių grynųjų pinigų sutikrinimas – tai smulkių grynųjų pinigų išlaidų kvitų peržiūra ir bendras sumos suderinimas su pradine grynųjų pinigų suma. Veiksmai dažnai apima atskirų smulkių pinigų užklausų peržiūrą, išleistų pinigų kvitų analizę, grynųjų pinigų subalansavimą, žurnalo įrašų registravimą ir pinigų papildymą. Paprastai šias pareigas atlieka apskaitos skyrius, nors mažos įmonės gali pasikliauti savininkais arba sekretoriumi.
Daugelis įmonių reikalauja, kad darbuotojai užpildytų nedidelį dokumentą arba prašymą dėl smulkių pinigų. Tam gali prireikti vadovo leidimo, kad įmonė išvengtų pinigų ne verslo tikslais. Tai taip pat padeda buhalteriams atsekti, kas turi smulkių grynųjų pinigų, ir susisiekti su šiais asmenimis, siekiant užtikrinti, kad darbuotojas nepavogs pinigų. Smulkių pinigų užklausa taip pat bus grąžinta buhalterei kartu su grynųjų pinigų likučiais ir pirkimo kvitu dėl smulkių pinigų sutikrinimo.
Atlikdami smulkų grynųjų pinigų sutikrinimą, buhalteriai turi atidžiai išanalizuoti kvitus. Tai leidžia buhalteriams išsiaiškinti, ar pinigai buvo išleisti netinkamai, ar įsigytos prekės nebuvo reikalingos įmonei. Pagrindinis atskirų kvitų suderinimo procesas yra suderinti pradinį lėšų prašymą su likusiais grynaisiais ir kvitais. Baigęs buhalteris suderins visas smulkias grynųjų pinigų lėšas.
Smulkių pinigų sutikrinimas apima pradinį smulkių pinigų dėžutės likutį ir visų išlaidų atėmimą pagal grąžintus kvitus. Tada buhalteris gali susumuoti dėžutėje esančius grynuosius pinigus ir palyginti juos su apskaičiuotu skaičiumi. Jei skaičiai sutampa, smulkus grynųjų pinigų derinimas baigtas. Dėl skirtumų buhalteris gali reikalauti rasti klaidą ir išsiaiškinti, ar grynųjų pinigų suma yra didesnė ar mažesnė už apskaičiuotą skaičių. Įmonės gali nemanyti, kad šie skirtumai yra esminiai, todėl susitaikymas bus nepilnas.
Kai kvito suderinimo procesas bus baigtas, buhalteris sukurs žurnalo įrašą, kad išlaidoms būtų įrašyta į apskaitos knygą. Didelės organizacijos gali įrašyti sumą į įvairių išlaidų sąskaitą. Mažos įmonės gali norėti atskirti šias išlaidas, kad jos neturėtų didelių įvairių išlaidų sąskaitų. Paskelbtas buhalteris pateiks prašymą papildyti smulkių pinigų lėšas. Paprastai tai apima čekio užklausos siuntimą mokėtinų sumų skyriui, savininko ar vadovo leidimo prašymą ir čekio išgryninimą įmonės banke. Tada lėšos pateks į grynųjų pinigų dėžę, kad būtų galima panaudoti ateityje.