Didžiausi vaizdo konferencijų privalumai yra efektyvumas ir kaina. Vaizdo konferencijoje niekam nereikia keliauti toliau už savo kompiuterio ekraną. Dalyviai gali prisijungti iš bet kur, o paprastai tereikia elementarių kompiuterinių technologijų ir tam tikros vaizdo konferencijų programinės įrangos. Išlaidų taupymas paprastai yra didžiulis. Išsaugomos ne tik kelionės išlaidos ir sugaištas laikas tranzitu, bet ir konferencijų patalpų nereikia nuomoti, rezervuoti ar prižiūrėti.
Kadangi internetas tapo vis labiau paplitęs, vaizdo konferencijų naudojimas internete tapo vis populiaresnis verslo pasaulyje. Vaizdo konferencijos leidžia korporacijoms, organizacijoms ir kitoms prekybos grupėms transliuoti savo konferencijas internetu realiuoju laiku. Tai leidžia daug aktyviau dalyvauti tiek dalyviams, esantiems nuotoliniu būdu, tiek tiems vietiniams dalyviams, kurie gali neturėti laiko išeiti iš biuro ar keliauti po miestą.
Ankstyvosios vaizdo konferencijų dienos buvo paženklintos vaizdo komponentais, o ne tikroviškomis konferencijomis. Tokio tipo vaizdo konferencijų pranašumai išlieka ir naudojami iki šiol. Daugelis pagrindinių konferencijų yra vienu metu arba internetu transliuojamos srautinio perdavimo versijomis, kad būtų galima dalyvauti nuotoliniu būdu. Dalyviai, žiūrintys šias internetines vaizdo konferencijas, paprastai gali dalyvauti susisiekę moderatoriui el. paštu arba naudodamiesi interaktyviomis pokalbių funkcijomis vaizdo konferencijų svetainėje.
Vaizdo konferencijų pranašumai tik plečiasi keičiantis technologijoms. Nors internetinės transliacijos vis dar yra įprastas būdas naudoti vaizdo konferencijų technologiją nuotoliniams dalyviams integruoti, ši technologija taip pat naudojama susieti tik nutolusius dalyvius. Vienas iš pagrindinių vaizdo konferencijų programinės įrangos pranašumų šiandien yra galimybė rengti tik internetinius susitikimus ir konferencijas.
Vaizdo konferencijų sistemos paprastai nėra sudėtingos, o norint surengti sėkmingą susitikimą internete, reikia palyginti nedaug vaizdo konferencijų įrangos. Viskas, ko paprastai reikia, yra internetui paruoštas kompiuteris, žiniatinklio kamera ir tam tikra vaizdo konferencijų programinė įranga. Paprastai galima rinktis iš daugybės programinės įrangos paketų – nuo nemokamų žiniatinklio programų iki saugesnių, slaptažodžiu apsaugotų programų. Kai kurios konferencijų programos gali paversti mobiliuosius telefonus mobiliaisiais biurais, o dauguma jų suteikia prieigą iš bet kurios vietos, kur yra interneto ryšys.
Vienas iš pagrindinių vaizdo konferencijų privalumų yra galimybė greitai surinkti žmones iš įvairių vietų ir laiko juostų. Dauguma programinės įrangos sukuria virtualų „susitikimų kambarį“, kuriame dalyviai gali prisijungti, suaktyvinti savo žiniatinklio kameras ir dalyvauti bei bendrauti vieni su kitais taip, lyg visi būtų tame pačiame kambaryje. Vaizdo konferencijos gali būti sukurtos kaip apskritojo stalo diskusijos arba kaip vieno ar kelių žmonių pristatymai. Dažniausiai dalyviai gali akivaizdžiai kalbėtis vieni su kitais naudodamiesi vaizdo įrašu ir nėra perkelti į pokalbių kambarius ar susirašinėti el. Dalyviai taip pat gali lengvai įkelti ir atsisiųsti dokumentus vaizdo konferencijos metu.
Kitas vaizdo konferencijų pranašumas yra galimybė archyvuoti procesus. Dažniausiai vaizdo konferencijas galima išsaugoti, sukurti atsargines kopijas ir peržiūrėti vėliau. Tai leidžia įmonėms įrašyti viską, ko buvo imtasi arba nuspręsta susirinkimo metu, nepaskiriant vieno dalyvio sekretoriumi ar registratoriumi.
Vis daugiau įmonių renkasi vaizdo konferencijas, o ne tradicines konferencijas, tiek kaip būdą sutaupyti, tiek kaip priemonę darbuotojų produktyvumui didinti. Taip dažnai daugiau žmonių gali dalyvauti niekam už mažą kainą arba nieko nekainuojant. Nors kai kas prarandama nesant tikrų akis į akį susitikimų, įmonėms, turinčioms biurus keliuose miestuose ar net keliose šalyse, vaizdo konferencijų pranašumai yra sunkiai įveikiami.