Pasiūlymai yra verslo dokumentai, kurie paprastai naudojami vienam iš dviejų tikslų. Dažnai pasiūlymas rengiamas atsakant į potencialaus kliento užklausą. Kitu metu dokumentas rengiamas siekiant pristatyti verslo idėją asmeniui, kuris gali pasiūlyti finansavimą ar kitokią paramą. Abiem atvejais yra pagrindinės pasiūlymo gairės, kurios visada padidins tikimybę gauti teigiamą atsakymą į dokumentą.
Kai potencialus klientas pateikia oficialų pasiūlymą dėl pasiūlymo arba RFP, didžioji darbo dalis jau atliekama iš anksto. RFP jums pasakys, kokie duomenys turi būti įtraukti į pasiūlymą, kol jis bus svarstomas. Daugeliu atvejų RFP taip pat nurodys, kaip tie duomenys pateikiami ir išdėstomi. Naudojant RFP tekstą ir terminus, bus daug lengviau sukurti pasiūlymo šabloną, kuris sužavės gavėją ir padidins jūsų galimybes užsidirbti verslui.
Pasiūlymo gairėse taip pat nurodoma, kad pasiūlymo tekstas turi būti aiškus ir tikslus. Norite kuo tiksliau perteikti pagrindines pasiūlymo idėjas. Taip sumažinsite tikimybę, kad kas nors, perskaitęs baigtą pasiūlymo formatą, nepraras susidomėjimo įpusėjus ir pereis prie jūsų konkurso pateikto pasiūlymo. Venkite naudoti slengo ar techninių terminų, nebent pasiūlymo gairės, esančios RFP, konkrečiai leidžia tokio tipo žodinius žodžius.
Be aiškumo, tinkama rašyba ir skyrybos ženklai yra labai svarbūs, kad pasiūlymas būtų sėkmingas. Pernelyg dažnai puikus pasiūlymas atmetamas vien dėl to, kad tekste yra klaidų, sunku jį skaityti. Pasiūlymo gairėse reikalaujama, kad prieš pateikiant pasiūlymą dokumentas būtų kruopščiai patikrintas, ar nėra rašybos ar skyrybos klaidų.
Kai RFP nenurodo tokių elementų kaip vaizdinių elementų naudojimas arba titulinio puslapio įtraukimas, bendrose pasiūlymo gairėse reikalaujama, kad tokio tipo priedai būtų įtraukti į baigtą dokumentą. Iškarpos, logotipai, lentelės ir kiti vaizdai padeda suskaidyti ryškų teksto vaizdą ir suteikia šiek tiek atgaivos akims skaitant dokumentą. Tačiau vaizdinius elementus naudokite protingai. Jei juos įterpsite be jokios aiškios priežasties, jūsų pasiūlymas bus veiksmingas, nes kitiems bus įdomu, ką jūs bandote paslėpti už perdėto langų dekoravimo.
Vadovaujantis pagrindinėmis pasiūlymo gairėmis, jūsų galutinis dokumentas gali pasiekti numatytą tikslą. Jei negaunate oficialaus pasiūlymo prašymo ir nežinote, nuo ko pradėti, pasinaudokite pasiūlymų pavyzdžiais, kad gautumėte bendrų idėjų, kaip tęsti. Šiek tiek pasipraktikuodami greitai galėsite parengti pasiūlymą, kuris būtų tikslus, įskaitomas, gerai organizuotas ir labai tikėtina, kad padės jums laimėti verslą arba palaikymą, kurio ieškote.