Kai įmonė perka prekes ar paslaugas, tai dažniausiai atliekama pagal pirkimo užsakymą. Kadangi pirkimo užsakymas yra teisinis pirkėjo ir pardavėjo susitarimas, svarbu, kad užsakymo sąlygos būtų išdėstytos aiškiai ir tiksliai, kad būtų išvengta bet kokių nesutarimų tarp abiejų šalių. Įprastos pirkimo užsakymo sąlygos apima kainą, medžiagų aprašymą, numatomą datą ir krovinių gabenimo įsipareigojimus.
Viena iš svarbiausių pirkimo užsakymo sąlygų yra prekės savikaina, kuri parodo, kiek pirkėjas nori mokėti už prekes ar paslaugas. Jeigu pirkimo užsakymo gavėjas negali arba nesutiks su užsakyme nurodytos kainos, jis privalo tai nurodyti pirkėjui. Jeigu pardavėjas vykdo užsakymą, jis privalo parduoti prekę pirkėjui už pirkimo užsakyme nurodytą kainą.
Geras pirkimo užsakymas turi medžiagų aprašymą, kuris nepalieka jokių abejonių. Pirkimo užsakymo išdavėjas turėtų būti kiek įmanoma konkretesnis, kad vėliau nekiltų painiavos. Numatomos prekės ar paslaugos turi būti aprašytos kuo išsamiau pirkimo užsakymo turinyje.
Apdorojimo laikas yra dar viena iš pirkimo užsakymo sąlygų. Dideliems gamintojams ar net mažiems gamintojams, kurių atsargos yra tinkamu laiku, dažnai reikia ilgo pristatymo laiko, kad galėtų apdoroti užsakymą. Jei pardavėjas negali laikytis nurodyto termino, jis privalo apie tai pranešti pirkėjui ir nepriimti užsakymo, nebent terminas yra derinamas.
Freight On Board (FOB) yra populiari pirkimo užsakymų sąlyga. Tai rodo, kas ir iš kokios vietos prisiima atsakomybę už krovinio kainą. Jei pirkėjas Niujorke perka sunkvežimį kilimėlių iš San Francisko, terminai gali būti „FOB New York City“, o tai reiškia, kad pardavėjas turi sumokėti už krovinio pristatymą į Niujorką. Jei sąlygos yra „FOB San Francisco“, tai reiškia, kad pirkėjas yra atsakingas už tranzito išlaidas. Krovinių gabenimo sąlygos yra ypač sudėtingos kalbant apie tarptautinį gabenimą, todėl pirkėjas ir pardavėjas turi aiškiai žinoti, kas moka muito mokesčius ir mokesčius bei faktinį krovinio tranzitą.
Standartinės mokėjimo sąlygos JAV yra „Net 30“, o tai reiškia, kad sąskaita faktūra turi būti apmokėta per 30 dienų. Kitos standartinės sąlygos yra „Neto 15“, „Neto 60“, „Gryno 90“ arba „Apmokėti gavus“. Jei už pirkimo užsakymą apmokama kredito kortele, mokėjimo terminų paprastai nurodyti nereikia, tačiau turėtų būti paaiškinta, kada užsakymui apdorojama kredito kortelė.
Pirkimo užsakymo sąlygos dažniausiai yra derinamos. Šiek tiek duoti ir priimti tiek pirkėjo, tiek pardavėjo dalis, užsakymo sąlygos gali būti pakeistos, kad bet kuri šalis būtų nuraminta. Kai kurios pirkimo užsakymo sąlygos yra nediskutuotinos, todėl pirkėjas arba pardavėjas turėtų tai nurodyti derybų pradžioje.