Negalima paneigti fakto, kad el. paštas verslo komunikacijoje atlieka esminį vaidmenį daugiausia dėl to, kad jis yra vienas iš svarbesnių kanalų įvairioms įmonėms susisiekti su vidiniais ir išoriniais subjektais, susijusiais su verslu. El. paštą įmonės naudoja bendravimui su savo darbuotojais ir kitais organizacijos nariais. Jis taip pat naudojamas kaip bendravimo su klientais, tiekėjais ir kitais verslo veiklai svarbiais žmonėmis priemonė.
El. pašto vaidmuo verslo komunikacijoje yra tai, kad jis gali būti naudojamas pagrindinei komunikacijai versle. Vadovybė gali informuoti darbuotojus apie bet kokią su įmone susijusią informaciją, kurią jie nori perduoti. Pavyzdžiui, jei per savaitę vyks įmonės susirinkimas, įmonė atitinkamiems darbuotojams išsiųs el. laiškus, informuodama apie susitikimo laiką, vietą ir tikslą. Anksčiau tokia informacija buvo perduodama laiškais, biuleteniais ir kitomis mažiau populiariomis komunikacijos priemonėmis, tačiau el. paštas pakeitė šiuos kanalus kaip pageidaujamą komunikacijos būdą. Vienas iš šio metodo privalumų yra tai, kad jis veikia akimirksniu, todėl per trumpiausią laiką lengva pasiekti didžiausią darbuotojų skaičių, taip pat tai, kad jis yra nebrangus ir sumažina popieriaus netvarką.
Kitas el. pašto vaidmuo verslo komunikacijoje yra jo naudojimas kaip įmonės paslaugų ir produktų rinkodaros ir reklamavimo priemonė. Dauguma įmonių siunčia tikslinius el. laiškus savo klientams apie bet kokį naują produktą, esamų produktų pakeitimus ir kitus rinkodaros veiksmus, su kuriais jos dirba. Šio el. pašto vaidmens verslo komunikacijoje poveikis taip pat yra susijęs su jo, kaip nebrangios priemonės, leidžiančios greičiausiu būdu pasiekti didžiausią klientų ir vartotojų skaičių, vertę.
Dalijimasis failais ir kitų formų duomenimis yra el. pašto vaidmuo verslo komunikacijoje, kuris taip pat yra svarbus. Įmonės gali siųsti didžiulius kiekius informacijos el. paštu tokiu būdu, kuris gali būti ne toks paprastas naudojant įprastą paštą. Pavyzdžiui, įmonė gali siųsti nuotraukas ir kitus duomenis klientams, kurie skambina pasiteirauti apie įmonės paslaugas. Darant prielaidą, kad klientas skambina draudimo bendrovei ir teiraujasi apie jos produktus, agentas telefonu gali paprašyti kliento el. pašto, kad išsiųstų informacijos paketus, kuriuos klientas gali pasiekti akimirksniu. Tokio paketo išsiuntimas paprastu paštu gali užtrukti kelias dienas, per kurias būsimasis klientas gali persigalvoti arba ieškoti kitos įmonės.