Nors terminai kokybės užtikrinimas ir kokybės kontrolė kartais vartojami pakaitomis, faktas yra tas, kad kiekvienas terminas reiškia konkrečias funkcijas bendrame bet kokio tipo verslo kokybės proceso valdymo procese. Kol vienas yra orientuotas į to kokybiško proceso kūrimą, kitas – į to proceso valdymą, kad būtų įgyvendinti užsibrėžti verslo tikslai. Tai ypač pasakytina apie tai, kaip įmonė veikia viduje ir kaip tos veiklos rezultatas yra vartotojų poreikius tenkinančių prekių ar paslaugų gamyba.
Dažnai naudinga manyti, kad kokybės užtikrinimas ir kokybės kontrolė yra logiški viso produktų pristatymo pirkėjams proceso etapai. Kokybės užtikrinimas prasideda nuo politikos ir procedūrų, kurios reguliuoja žaliavų pasirinkimą gamybos procesui, apibrėžimo. Tuo pačiu metu šis etapas taip pat yra susijęs su loginės gamybos sekos kūrimu, kuri užtikrina prekių kokybę kiekviename šios sekos etape. Nuolatinis kokybės užtikrinimas apima esamos veiklos struktūros, įskaitant žaliavas, įvertinimą ir nustatymą, ar procesą reikia koreguoti ar pritaikyti, siekiant pagerinti gatavų produktų kokybę.
Kokybės kontrolė yra priemonė, užtikrinanti, kad kokybės užtikrinimo etape įdiegti procesai iš tikrųjų būtų naudojami kuo geriau. Tai reiškia, kad reikia atidžiai stebėti, kaip tvarkomos žaliavos, nustatyti galimas užteršimo vietas ar kitokį proceso gedimą, dėl kurio gali būti gaminamas prastesnis produktas. Čia tikslas yra dirbti pagal nustatytą tvarką, kad įmonė įgyvendintų savo tikslus gaminti kokybiškus produktus, o tai iš esmės užbaigia bendrą užduotį, kuriai yra skirtas kokybės užtikrinimas ir kokybės kontrolė.
Viena iš priežasčių, kodėl daugelis žmonių kokybės užtikrinimą ir kokybės kontrolę naudoja pakaitomis, yra ta, kad kiekviename etape dažnai sutampa personalas. Mažesnėse įmonėse kokybės kontrolės asmuo taip pat gali būti atsakingas už gamybos proceso projektavimą ir jo laikymąsi. Kitu metu kokybės užtikrinimo ir kokybės kontrolės darbuotojai gali dirbti vieningoje kokybės komandoje, kuri leidžia kiekvienai šaliai kartu priimti sprendimus dėl gamybos proceso ir jo priežiūros.