Kai rašote verslo laišką, turite laikytis tam tikrų formatų. Formatai turi tam tikrų skirtumų ir nebent lankote laiškų rašymo kursą, žmonės gali konkrečiai neišmatuoti atstumo tarp puslapio viršaus ir jūsų adresų bei tarp išvardytų adresų ir jūsų sveikinimo. Svarbiausias aspektas, kai rašote verslo laišką, yra labai aiškus tikslas – kodėl rašote laišką. Nepaisant to, prieš pradėdami nerimauti, ką ir kaip rašysite, turėtumėte būti susipažinę su pagrindiniu formatu.
Jei naudojate teksto apdorojimo programą, patikrinkite, ar programoje nėra verslo laiškų šablonų. Jie gali palengvinti jūsų darbą, nes juose yra iš anksto nustatytos paraštės ir paprastai nurodoma, kur tiksliai įdėti dalykus, pvz., adresus. Jei tokio šablono neturite, jūsų laišką galima suformatuoti dviem būdais. Pirmasis vadinamas bloko formatu, o antrasis – su įtrauka. Jei nenurodyta, galite naudoti bet kurį formatą arba bet kurį iš jų variantų. Didelis skirtumas tarp dviejų formatų yra tas, kad pastraipose nėra įtraukų, o tekstas gali būti lygiuojamas, kad kiekviena eilutė būtų vienodo ilgio. Įtraukos formatu ne visos eilutės bus vienodo ilgio, o pirmasis kiekvienos pastraipos sakinys bus įtrauktas penkiais tarpais.
Kiekvieno formato skirtumai yra nedideli, todėl šiuo paaiškinimu bus siekiama vienu būdu greitai parašyti verslo laišką, naudojant blokinį formatą, nepagrindžiant teksto. Verslo laiško paraštės turi būti tokios: vienas colis (2.54 cm) viršuje, apačioje, kairėje ir dešinėje. Prieš pradėdami patikrinkite teksto apdorojimo programą ir, jei reikia, nustatykite šias paraštes. Šriftas turi būti 12 taškų, o Times New Roman yra tinkamiausias pasirinkimas.
Jei spausdinate ant įmonės firminio blanko, laiško nereikia pradėti savo adresu. Jei naudojate standartinį popierių, turėtumėte pradėti nuo viršutinės paraštės savo adresu. Nebūtina įtraukti savo vardo su adresu. Tiesiog nurodykite savo adresą ir, jei norite, telefono numerį ir el. Pridėkite datą iškart po adreso. Galite įtraukti adresą taip, kad jis atitiktų dešinę paraštę, tačiau jis gali prasidėti nuo kairiosios paraštės, o tai yra lengviau.
Praleiskite eilutę ir parašykite asmens, kuriam rašote, vardą, pavardę ar įmonę ir adresą. Kiekvienas įrašas, pvz., vardas, pavardė ir adresas, turi būti atskiroje eilutėje. Paskutinę eilutę turi sudaryti miestas, valstija ir pašto kodas. Adresui reikalinga tokia tvarka: Įmonė, asmuo, titulas ir adresas.
Praleiskite kitą eilutę ir pradėkite nuo sveikinimo. Tai turėtų būti formalu. Jei rašote poniai Smith, parašykite gerb. ponia Smith:. Po pasveikinimo naudokite dvitaškį, o ne kablelį.
Palieskite vieną eilutę ir pradėkite pirmąją pastraipą. Šioje pirmoje pastraipoje būtinai aiškiai nurodykite laiško ketinimą. Jei reikia, naudokite papildomas pastraipas su vienu tarpu, norėdami išplėsti savo temą arba pateikti pavyzdžių. Baigę teksto pastraipas, praleiskite vieną eilutę žemyn ir parašykite „Pagarbiai“ savo baigiamąją pastabą, tada praleiskite tris ar keturias eilutes prieš įvesdami savo vardą ir pavadinimą, jei turite. Prieš išsiųsdami verslo laišką, nepamirškite fiziškai pasirašyti savo vardo juodu rašalu tarp uždarymo ir įvesto vardo.
Rašant verslo laišką tikslas yra efektyviai perteikti savo mintį. Negalite būti efektyvus, jei jūsų laiške gausu klaidų. Ne tik atlikite rašybos tikrinimą, bet ir patikrinkite, ar dokumente nėra gramatinių klaidų, dažnai painiojamų žodžių ir skyrybos problemų. Garsiai perskaitykite laišką, kad įsitikintumėte, jog aiškiai perteikiate savo mintį. Vartokite paprastą kalbą, bet venkite susitraukimų ar bet kokio žargono. Gerai parašytas verslo laiškas, kuris tiesiogiai atkreipia dėmesį į esmę, yra labai svarbus, ypač jei rašote iš kitos įmonės. Jūsų gebėjimas parašyti lengvai suprantamą ir be klaidų verslo laišką atspindi jūsų įmonės profesionalumą.