Tvarkydami dokumentus galite rasti dokumentus, kai jų prireikia, neieškodami visur. Kai kurie žmonės negali skirti laiko failams tvarkyti, nes nežino, nuo ko pradėti, tačiau svarbu, kad viskas būtų tvarkinga ir neperkrauta. Nors sutvarkyti failus gali atrodyti mažai tikėtina, ypač jei šiuo metu žiūrite į perpildytą failų spintelę, tai labai įmanoma.
Yra tokių, kurie gali būti neaiškūs, kiek laiko turėtų saugoti savo dokumentus. Kol jūsų dokumentai yra būtini mokesčių tikslais, svarbu juos laikyti nuo sausio mėnesio iki kitų metų mokesčių. Sumokėjus mokesčius, buhalteris gali patarti, kiek ilgiau turėtumėte saugoti dokumentus. Dokumentai, susiję su jūsų mokesčiais, medicininiais įrašais, išėjimo į pensiją ir taupomomis sąskaitomis bei būsto įrašais, turėtų būti saugomi nuolat. Popieriai, kurie yra svarbūs jūsų brangiems daiktams, pavyzdžiui, papuošalams, automobiliams ir antikvariniams daiktams, taip pat turėtų būti saugomi nuolat. Kredito kortelių išrašus, kuriuos galbūt norėsite saugoti septynerius metus, ir komunalinių paslaugų sąskaitas, kurias paprastai galite saugoti maždaug metus.
Kai norite tvarkyti failus, galite sutaupyti daug laiko ir vietos, jei atsikratysite to, ko jums nereikia. Kiekvieną popierių sudėkite ant krūvos su kitais atitinkamais popieriais ir viską, ko nenorite, dėkite ant kitos krūvos, kad susmulkintumėte. Sumažinus dydį, tiksliai žinote, kiek vietos jums reikia failams.
Manilos aplankai yra naudingi, kai ateina laikas tvarkyti failus. Skirtuke parašykite, kas yra kiekviename aplanke, ir sudėkite aplankus abėcėlės tvarka. Kiekviename aplanke esančius popierius surašykite datos tvarka, pavyzdžiui, senesnius popierius dėkite į galą, o naujesnius – į priekį. Taip ne tik lengviau rasti tai, ko jums reikia, bet ir tada, kai reikia išvalyti aplankus.
Popieriniai failai nėra vieninteliai failai, kurie gali būti nesutvarkyti; Skaitmeniniai failai taip pat gali. Kad žinotumėte, ką reikia tvarkyti, peržiūrėkite visas kompiuterio sritis ir išvalykite failus, kurių jums nebereikia, nesvarbu, ar tai nuotraukos, ar dokumentai. Jei vis tiek norite failų, apsvarstykite galimybę perkelti juos į USB atmintinę arba į tuščią kompaktinį diską.
Norėdami tvarkyti failus, kiekvienam iš jų turėtumėte paskirti konkrečią vietą. Kaip ir popieriniams failams, kompiuteryje sukurkite atskirus aplankus pagal konkrečias kategorijas. Pavyzdžiui, sugrupuokite savo darbo projektus į vieną aplanką, o nuotraukas iš tam tikrų šeimos atostogų į kitą ir atitinkamai pažymėkite jas. Nesvarbu, ar jums jų reikia, ar nuspręsite, kad norite juos ištrinti ateityje, tiksliai žinote, kur juos rasti. Kad viskas būtų tvarkinga, nepamirškite teisingai pažymėti kiekvieno išsaugoto skaitmeninio failo ir įdėti jį į atitinkamą aplanką.
Turėdami nesistemingų failų galite susipainioti ir nusivilti, tačiau vieną kartą juos sutvarkius gali tekti jų nebedaryti. Nuolat juos tvarkydami nereikės leisti laiko pradiniam organizavimo procesui iš naujo. Skirdami laiko failams tvarkyti, galėsite rasti tai, ko jums reikia, kai to reikia, neatlikdami išsamios paieškos. Be to, jei failai bus sutvarkyti vienoje vietoje, jie netaps netvarka, kuri pateks į likusius jūsų namus.