Skirtumas tarp antrinės ir didžiosios knygos sąskaitų yra funkcinis. Įmonės didžioji knyga yra aukščiausios klasės sąskaitų, sudarančių jos apskaitos sistemą, knyga. Papildoma knyga yra didžiosios knygos sąskaitos subsąskaita. Didžiosiose knygose įrašomos eilučių straipsnių operacijos pagrindinėse sąskaitų kategorijose. Pagalbinėse knygose pateikiama išsami informacija apie vieną iš tų eilučių elementų, sukuriant atskirą mini sąskaitą elementui, kuris gali sekti operacijas, kurios yra būdingos tam vienam elementui.
Visos įmonės privalo tvarkyti vyriausybinių agentūrų apskaitos sistemą. Mažesnės įmonės tvarko knygas, kad mokesčių institucijos galėtų periodiškai rinkti pardavimo, darbo ir pajamų mokesčius. Didžiosios viešosios korporacijos turi šias pareigas, o vyriausybės vertybinių popierių reguliavimo institucijos taip pat reikalauja, kad jos tvarkytų buhalterinės apskaitos sistemą, kad investuotojams būtų pranešta apie bendrovės finansinę padėtį. Nors nevalstybinės įmonės gali techniškai prižiūrėti bet kokią buhalterinės apskaitos sistemą, kuri tiksliai atspindi pajamas ir išlaidas, daugelis savo sistemų atitinka valstybinių korporacijų nustatytus standartus. Valstybinės įmonės naudoja dvigubo įrašo apskaitos sistemą, atitinkančią tarptautinių ir nacionalinių apskaitos standartų peržiūros tarybų nustatytus standartus.
Dviguba buhalterija – tai sistema, sekanti septynių tipų sąskaitas:
aktyvai
įsipareigojimai
pajamos
išlaidos
pelnas
nuostoliai
savininko nuosavybė
Šios sąskaitos bendrai vadinamos didžiąja knyga. Didžiojoje knygoje tvarkomos bendrosios sąskaitos, kurios patenka į septynias sąskaitų kategorijas. Pavyzdžiui, įmonės paprastai turi didžiosios knygos sąskaitas, skirtas ilgalaikiam turtui, trumpalaikiam turtui, trumpalaikiams įsipareigojimams, ilgalaikiams įsipareigojimams, pardavimo pajamoms ir administracinėms išlaidoms. Įrašai šiose sąskaitose daromi naudojant užskaitomus debeto ir kredito užrašus.
Kadangi didžiosios knygos sąskaitos yra aukščiausio lygio sąskaitos, kuriose gali būti subkomponentų, papildomos knygos naudojamos norint pateikti pagrindžiančią informaciją apie sąskaitos eilutės elementą. Papildomos ir didžiosios knygos sąskaitos yra susijusios, tačiau būdas, kuriuo asmuo tvarko dviejų tipų sąskaitas ir įveda informaciją, yra vienodas. Skirtumas tarp antrinių ir didžiosios knygos sąskaitų slypi tiesiog sąskaitų naudojimo būdu.
Pavyzdžiui, didmenininkas paprastai tvarko pardavimo pajamų sąskaitą. Ši sąskaita yra aukščiausio lygio didžiosios knygos sąskaita, nes joje renkama visa pardavimo informacija pagal laikotarpį. Tačiau didmenininkas tikriausiai turi klientų sąskaitas, kurios sudaro pardavimų duomenis ir gali būti įtrauktos į didžiąją knygą, kiekvieną klientą įtraukus į atskirą eilutę su bendra kiekvieno kliento pardavimų suma per metus. Apskaitos sistemoje prie didžiosios knygos pardavimo sąskaitos gali būti pridedamos kiekvieno kliento papildomos knygos. Tam klientui būdingos atskiros operacijos būtų įrašytos į kliento dukterinės knygos sąskaitą kaip bendros sumos, įrašytos didžiojoje knygoje, detalė.
Antrinės ir didžiosios knygos sąskaitos tikrina ir subalansuoja viena kitą. Didžiosios knygos eilutė, kurioje pateikiama dukterinės knygos informacija, vadinama kontroline sąskaita. Sumuojant operacijas antrinėje knygoje, ji turi būti lygi sumai, nurodytai atitinkamoje didžiosios knygos sąskaitos eilutėje, kad sąskaitos liktų subalansuotos.