Grynųjų pinigų apskaita ir kaupimo apskaita yra du panašūs tikslių apskaitos įrašų tvarkymo būdai. Nors abu metodai turi daug bendrų aspektų, yra du pagrindiniai skirtumai, išskiriantys kiekvieną metodą nuo kito. Iš esmės skirtumas tarp grynųjų pinigų apskaitos ir kaupiamosios apskaitos priklauso nuo debeto ir kreditų taikymo apskaitos procese.
Norint suprasti skirtumą, pirmiausia reikia apibrėžti kiekvieną apskaitos proceso tipą. Grynųjų pinigų apskaita, kuri taip pat žinoma kaip grynųjų pinigų apskaita, leidžia pripažinti pajamas tuo metu, kai jos faktiškai gaunamos. Tai reiškia, kad sąskaitos faktūros pajamos nėra skaičiuojamos kaip turtas, kol faktiškai nėra apmokėta sąskaita. Tas pats metodas taikomas debetams, nes visos patirtos išlaidos nėra registruojamos tol, kol jos nėra sumokėtos.
Priešingai, kaupiamoji apskaita pripažįsta pajamas tuo metu, kai jos uždirbamos. Kadangi už prekes ar paslaugas išrašomos sąskaitos faktūros, jos registruojamos ir skaičiuojamos kaip turtas. Šios būsenos jie išlieka tol, kol dėl kokios nors priežasties neįskaitoma sąskaitos faktūros nominali vertė. Panašiai visos išlaidos taip pat registruojamos tuo metu, kai jos patiriamos arba gaunama sąskaita už šias išlaidas, ir lieka atvira tol, kol bus apmokėtos išlaidos.
Dauguma vidutinio lygio ir didelių įmonių šiandien dažniausiai naudojasi kaupimo metodu, o ne grynųjų pinigų apskaita. Tai leidžia įmonei iš pirmo žvilgsnio nustatyti, kiek grynųjų yra kasoje, kiek šiuo metu neapmokėtų sąskaitų faktūrų ir kokios einamosios išlaidos laukia apmokėjimo. Tuo pačiu metu daugelis asmenų yra linkę taikyti grynųjų pinigų apskaitos metodą, skirtą namų biudžetui, pajamas, kai jos gaunamos, ir mokėjimus už išlaidas, kai jos faktiškai išsiunčiamos.
Mažos įmonės kartais vis dar naudoja grynųjų pinigų apskaitos metodą, o tai gali apsunkinti reikalus, kai į smulkųjį verslą kreipiasi kitas parduodamas subjektas arba susijungimas su kitu juridiniu asmeniu. Dėl šios priežasties visada verta manyti, kad nenaudojamas vienas ar kitas metodas. Skirdami laiko patikrinti naudojamą metodą, išvengsite daug painiavos ir nesusikalbėjimo.