Pagrindiniai sąskaitos faktūros ir kvito skirtumai atsiranda dėl to, kada pirkimo metu pateikiamas kiekvieno tipo dokumentas ir kiekvieno dokumento paskirtis. Sąskaitą faktūrą prekės ar paslaugos pardavėjas paprastai išrašo asmeniui ar įmonei, perkančiam tą prekę, dažniausiai po to, kai ši prekė perduodama, bet prieš ją sumokėjus. Kita vertus, sumokėjus už prekę, pardavėjas pirkėjui išduoda kvitą. Nors abu šiuos dokumentus išduoda pardavėjas, sąskaita faktūra yra mokėjimo prašymas, o kvitas – mokėjimo įrašas.
Sąskaitą faktūrą ir kvitą paprastai tos prekės pirkėjui išduoda prekės ar paslaugos pardavėjas, nors kiekvienas dokumentas yra skirtas skirtingam tikslui. Sąskaitos faktūros naudojamos kaip priemonė dokumentuoti pardavėjo pirkėjui suteiktus produktus ar paslaugas, o tada paprašyti sumokėti už tą prekę. Paprastai tai išrašoma pristačius užsakytą prekę, tačiau sąskaita faktūra gali būti išrašyta ir po užsakymo pateikimo, bet prieš pristatymą.
Kvitą pardavėjas išduoda prekės pirkėjui, sumokėjęs už prekę. Jis veiksmingai veikia kaip pirkėjo pirkimo įrodymas, todėl jis gali įrodyti, kad prekė ar paslauga buvo įsigyta teisėtai. Tai taip pat gali naudoti pirkėjas, norėdamas sekti mokėjimus, gautus už įvairias prekes. Sąskaita faktūra ir kvitas gali būti naudojami kaip pirkimo ciklo dalis, siekiant padėti pirkėjui ir pardavėjui sekti, kur jie yra tame cikle.
Šis skirtumas tarp to, kur sąskaita faktūra ir kvitas išrašomi per pirkimo proceso laiką, yra pastebimas. Sąskaitos faktūros svarba grindžiama sąskaitų faktūrų naudojimu pardavimų dokumentavimui prieš apmokėjimą, leidžiant pardavėjams sekti išsiunčiamas prekes ir nurodyti pirkėjams, kokios prekės ar paslaugos yra gaunamos. Tai svarbu norint tinkamai stebėti atsargas abiejose pirkimo proceso pusėse ir pirkėjams sekti laukiančius mokėjimus. Kita vertus, kvitai leidžia pirkėjams sekti atliktus mokėjimus, o pardavėjams lengviau sekti, kokios sąskaitos buvo apmokėtos, o kurios dar neapmokėtos.