Sąskaita ir kvitas naudojami dviejose visiškai skirtingose situacijose. Sąskaita pateikiama, kai yra skolinga pinigų, o kvitas pateikiamas, kai sumokama skola. Kitaip tariant, sąskaita yra mokėjimo prašymas, o kvitas yra gauto mokėjimo patvirtinimas.
Paprastai sąskaitos naudojamos perkant kreditą, o kvitai atsiskaito grynaisiais pinigais už prekes ar paslaugas. Pavyzdžiui, kai klientas moka už bakalėjos prekes, tarnautojas susumuoja prekes ir iškart po to, kai gauna mokėjimą, klientui įteikia kvitą. Kita vertus, asmuo, turintis sąskaitą telefonų kompanijoje, greičiausiai kiekvieną mėnesį gaus sąskaitą su konkrečia skola. Jei praėjusio mėnesio sąskaita nebuvo apmokėta, suma paprastai pridedama prie dabartinės ir, jei mokėjimo terminas jau seniai praėjo, gali būti taikomos palūkanos. Šis sąskaitos ir kvito būdas naudojamas tiek vartotojų, tiek verslo situacijose.
Versle sąskaita paprastai vadinama sąskaita faktūra. Terminas grynasis 30 dienų dažniausiai vartojamas įmonėse, nurodant, kad sąskaita faktūra turi būti apmokėta per 30 dienų nuo prekės ar paslaugų įsigijimo. Sąskaitą įmonėje turinčiam klientui sąskaita ir kvitas gali būti naudojami skirtingose operacijose. Jei klientas perka didesnį kiekį, jis gali norėti pasinaudoti kreditu ir gauti sąskaitą, tačiau jei tik už vieną ar dvi prekes, gali būti pageidautina sumokėti grynaisiais ir išsaugoti apmokėjimą patvirtinantį kvitą.
Sąskaitos faktūros ar sąskaitos paprastai rengiamos naudojant kompiuterinę programinę įrangą biuro aplinkoje, o daugelis kvitų sukuriami parduotuvių kasose. Kvitai taip pat gali būti rašomi ranka mokant grynaisiais, pavyzdžiui, kai nuomotojas gauna mėnesinį nuomos mokestį iš nuomininko. Skirtingai nuo kasos aparato kvitų ar sąskaitų faktūrų, ranka rašytas kvitas dažnai nėra detalizuojamas, o tik apima visą sumą. Sąskaitose faktūrose ir kvituose, kurie yra detalizuojami, paprastai pirmiausia nurodoma grynoji suma, tada pridedami mokesčiai arba atimamos nuolaidos, prieš pateikiant bendrą sumą apačioje. Tačiau sąskaitos ir kvito sumos visada reikš skirtingus dalykus.
Visos sumos visų rūšių kvituose nurodo sumokėtas lėšas. Bendros sumos kiekvienos rūšies sąskaitose reiškia, kad suma vis dar yra skolinga, nebent sąskaita faktūra pažymėta „apmokėta“. Užuot naudoję apmokėtą antspaudą ar žymėjimą ant sąskaitos, dauguma įmonių šiandien atskiroje ataskaitoje arba būsimose sąskaitose nurodo, kad buvo gauta ankstesnė skolos suma.