Nors šie du terminai kartais vartojami pakaitomis, žiniatinklio ir vaizdo konferencijos iš tikrųjų yra du skirtingi komunikacijos produktai. Nors abiejuose produktuose tam tikru būdu gali būti naudojamas vaizdo įrašas, kiekvienas turi tam tikras programas, todėl jie idealiai tinka konkrečioms situacijoms. Žiniatinklio ir vaizdo konferencijoms naudojama technologija taip pat šiek tiek skiriasi. Į tai reikėtų atsižvelgti renkantis susitikimą, kuriame gali būti naudojamas bet kuris produktas.
Vaizdo konferencijos yra įrankis, sukurtas pateikti tiksliai tai, ką reiškia pavadinimas. Paprastai tokio tipo konferencijos dalyviams, susirinkusiems dviejose ar daugiau vietų, susitikimo metu galės matyti ir girdėti vienas kitą. Tokio tipo rinkimas realiuoju laiku paprastai palengvinamas naudojant vaizdo konferencijų tiltą, galintį palaikyti ir garso signalą, ir tiesioginį vaizdo srautą. Atsižvelgiant į naudojamos vaizdo įrangos sudėtingumo lygį, ir susitikimo moderatorius, ir dalyviai gali padalyti žiūrėjimo ekraną, kad vienu metu matytų visas šalis.
Vienas iš pagrindinių interneto ir vaizdo konferencijų skirtumų yra įranga, reikalinga susitikimui surengti. Nors kai kurios įmonės prižiūri savo vaizdo konferencijų įrangą, tai gali būti gana brangus būdas. Daugelis įmonių naudosis vietoje prieinamomis konferencijų salėmis, paprastai prieš tiesioginį susitikimą atliks vadinamąjį svetainės sertifikavimą. Tai tiesiog testas, kurio metu vaizdo konferencijos teikėjas prisijungia prie kiekvienos konferencijų salės, kad įsitikintų, jog įranga yra suderinama su konferencijų tiltu, naudojamu susitikimui organizuoti, tiek vaizdo perdavimo, tiek vaizdo perdavimo kokybės požiūriu. garso aiškumas. Tai gali būti svarbu daugelyje scenarijų, pvz., priimant oficialų pareiškimą arba vedant bet kokį susitikimą, kuriame galimybė matyti veidus yra tokia pat svarbi, kaip ir ištarti žodžiai.
Interneto konferencijos yra internetinis įrankis, leidžiantis dalytis duomenimis ir garso perdavimu susitikimo metu. Šie duomenys gali būti tam tikro vaizdo įrašo pavidalu, bet taip pat gali apimti dalijimąsi dokumentais, skaičiuokles ir pristatymus. Be to, žiniatinklio konferencijos dažnai apima daugiau įrankių, kuriuos moderatorius gali naudoti susitikimui valdyti. Skirtingai nuo vaizdo konferencijų, paprastai nereikia specialios įrangos; žiniatinklio konferencijoje galima dalyvauti naudojant beveik bet kurį kompiuterį, turintį interneto ryšį ir pakankamai išteklių duomenų perdavimui palaikyti. Žiniatinklio konferencijos gali apimti garso transliaciją internete arba naudoti nepriklausomą ryšį per telefono liniją.
Ir žiniatinklio, ir vaizdo konferencijos yra perspektyvūs verslo įrankiai, kurie idealiai tinka tam tikroms programoms. Kai vaizdinė dalis yra tiesioginė, pavyzdžiui, padedant technikai padėti klientui taisyti mašiną iš atokios vietos, tiesioginė vaizdo konferencija yra būtina. Tuo pačiu metu žiniatinklio konferencija puikiai veiks, kai rodomas pristatymas arba leidžiant keliems žmonėms atokiose vietose vienu metu bendradarbiauti kuriant dokumentą. Paprastai žiniatinklio ir vaizdo konferencijų kaina taip pat skiriasi, o žiniatinklio konferencijos parinktis yra labiau prieinama. Tai sparčiai keičiasi, nes vaizdo konferencijų ir reikalingos įrangos kaina ir toliau mažėja, nes naujesnės technologijos suteikia galimybę šią galimybę net mažesnėms įmonėms.