Viena iš pagrindinių užduočių, su kuriomis susiduria žmogiškųjų išteklių direktorius arba samdymo komitetas, yra tūkstančius kandidatų pritraukti iki keleto perspektyvių. Teigiama, kad tie, kurie išgyvena paraiškų teikimo procesą, patenka į galutinį sąrašą. Paprastai tai yra galutinis kandidatų sąrašas, pateiktas svarstyti galutinei įdarbinimo institucijai. Daugelio kandidatų tikslas yra patekti į galutinį sąrašą, kad galėtų konkuruoti vienodesnėmis sąlygomis.
Darbdaviui ar vyriausybės pareigūnui paskelbus apie atidarymą, per savaitę gali pasirodyti tūkstančiai gyvenimo aprašymų ir prašymų. Atliekant pašalinimo procesą, vadinamą patikrinimu, daugelis šių kandidatų atmetami dėl didmeninių priežasčių – vietos, patirties, darbo valandų, išsilavinimo ir t. t. Šio patikrinimo proceso metu galiausiai turėtų būti sudarytas trumpasis sąrašas, kuriame nurodomi pasiteisinusių kandidatų vardai. būti labiausiai kvalifikuotai eiti pareigas.
Nors galutinis pranešimas apie naują samdymą gali būti laikomas konfidencialiu, trumpajame sąraše esantys vardai dažnai platinami viešai. Pavyzdžiui, jei universitetas ieško naujo prezidento, paieškos komitetas gali paskelbti perspektyvių kandidatų sąrašą. Peržiūrėję šį sąrašą suinteresuotosios šalys gali atidžiai išnagrinėti kiekvieno kandidato kilmę arba įvertinti kitus įdarbinimo kriterijus. Tai taip pat gali leisti kitiems pareiškėjams žinoti, kad jie neišgyveno tikrinimo proceso.
Patekimas į trumpąjį paaukštinimo ar geidžiamo posto sąrašą dažnai vertinamas kaip moralės pakėlimas. Net jei pareigos atitenka kitam kandidatui, jei asmuo žino, kad jo įgūdžiai ir patirtis jį rimtai svarstė, gali būti pakankamai naudinga. Trumpajame sąraše dažnai yra keletas gerai žinomų pramonės vardų, todėl kiekvienas kandidatas, kuriam pasisekė užsidirbti vietą, turėtų jaustis pagerbtas.
Daugelis vadovų ir vyriausybės pareigūnų sąmoningai nedalyvauja paraiškų teikimo procese, kol nebus sudarytas galutinis sąrašas. Ši politika gali sumažinti bet kokį palankumo jausmą, nes net ir palankiausias pareiškėjas turėtų užsidirbti savo kelią į sąrašą. Tikimasi, kad jis atstovauja labiausiai kvalifikuotiems kandidatams į tam tikrą poziciją, nebūtinai populiarumo konkurso rezultatus.