Balso registratoriai yra paprasti balso įrašymo įrenginiai, naudojami daugelyje verslo nustatymų. Taip pat žinomas kaip telefono įrašymo įrenginys, balso registratorius naudojamas daugelyje korporacijų, kad galėtų registruoti ir įrašyti diskusijas tarp klientų ir klientų aptarnavimo personalo, pardavėjų ir būsimų klientų, taip pat bet kokį korporacijos pageidaujamą telefono ryšį. Neatidėliotinos pagalbos sistemos, policijos skyriai ir kitos viešųjų paslaugų organizacijos taip pat dažnai naudoja balso registravimo įrašymo įrenginius kaip pagrindinių operacijų dalį.
Yra du pagrindiniai balso registravimo įrenginiai. Vienas dizainas žinomas kaip Vox režimo įrašymo formatas. Šis metodas dažnai naudojamas stebėjimo situacijose, nes įrašymo procesas pradedamas tik tada, kai įranga paima garsą. Dažnai pageidautina naudoti šio tipo balso registratorių, nes tai pašalina būtinybę pereiti ilgą tylos periodą, kuris galėjo įvykti tarp pokalbių.
Antrasis variantas yra ne „Vox“ dizainas. Tai pati paprasčiausia ir seniausia balso registravimo technologijos rūšis. Čia įrašymo procesas pradedamas ir tęsiasi tol, kol procesas sustabdomas rankiniu būdu arba praėjus tam tikram laikui. Kadangi šis metodas nepriklauso nuo aktyvinimo balsu, kad suaktyvintų įrašymo procesą, tokio tipo įranga sukuria tikslų įrašą, kiek laiko praėjo tarp aktyvių pokalbių.
Įmonės kartais naudoja balso registratorių kaip naujų pardavėjų ar klientų aptarnavimo personalo mokymo proceso dalį. Kai naujai samdomas asmuo prisiima savo pareigas, medienos ruošėjas gali būti naudojamas siekiant užtikrinti, kad asmuo laikytųsi įmonės politikos ir procedūrų bendraudamas su klientais ar būsimais klientais. Įrašuose gauti duomenys gali būti naudojami siekiant patobulinti ir pagerinti darbuotojo darbo rezultatus per pirmuosius kelis darbo mėnesius, padedant įsitvirtinti darbuotojo mintyse teigiamus įpročius.
Neįprasta, kad įmonė taip pat naudoja balso registravimo įrangą, kai kyla įtarimų dėl neprofesionalaus darbuotojo elgesio. Naudodami šią programą galima nustatyti, ar reikia imtis korekcinių veiksmų, ar darbuotojas palaiko ryšius su kolegomis darbuotojais, klientais, pardavėjais ir bet kuo kitu, su kuo jis bendrauja per darbo dieną. Daugumoje darbuotojų sutarčių sprendžiamas telefoninių pokalbių įrašymo klausimas ir suteikiama teisė darbdaviui užsiimti skambučių stebėjimu tiek kartų, kiek pageidaujama.
Balso registratorius taip pat gali būti naudojamas nuolatiniams žodinių mainų įrašams kurti, pvz., kai kas nors skambina į skubios pagalbos liniją. Jungtinėse Valstijose 911 sistema daugumoje šalies dalių reguliariai įrašo kiekvieną įeinantį skambutį į sistemą. Ši atsargumo priemonė leidžia labai lengvai peržiūrėti skambučio informaciją vėliau, o tai gali būti labai naudinga teisėsaugai.
Daugelyje pasaulio šalių reikalaujama, kad visos telefono pokalbyje dalyvaujančios šalys žinotų, jog naudojamas balso registratorius. Nors procedūros skiriasi, nėra neįprasta, kad automatiniai įrašai įspėja skambintojus, kad yra galimybė įrašyti pasikeitimą, arba telefono įranga reguliariais intervalais skleidžia trumpą pyptelėjimą, pranešdama skambinančiajam, kad pokalbis įrašomas. Kai skambinantysis gauna pranešimą apie skambučių registratoriaus naudojimą, pasirinkimas likti linijoje laikomas numanomu sutikimu būti įrašytam.