Rankiniai antspaudai gali būti vienas iš patogiausių biuro įrankių. Dažnai biuro aplinkoje tą patį pranešimą reikės reguliariai spausdinti ant kelių lapų ar popieriaus lapų, pavyzdžiui, tvirtinant čekius. Tačiau rankiniai antspaudai būna įvairių tipų ir gali būti naudojami daugeliui skirtingų dalykų.
Rankiniai antspaudai taip vadinami, nes jie valdomi rankomis. Dažnai viskas, ko jiems reikia, kad jie padarytų savo ženklą, yra tiesiog paspausti popierių su suformuota antspaudo vieta, kai jis buvo dažomas. Antspaudai, jei naudojami nepiktnaudžiaudami, galios neribotą laiką.
Vienas iš labiausiai paplitusių rankinių antspaudų tipų yra tie, kurie užsideda rašalu. Iš anksto paspausti antspaudai gali užkirsti kelią didelei netvarkai, ypač tiems, kurie neturėtų naudoti antspaudų iš pradžių, pavyzdžiui, mažiems vaikams. Iš anksto paryškintas rankinis antspaudas veikia taip, kad pelėsis apverčiamas ir nusileidžia, kai jis nuspaudžiamas, kad įspaustų vaizdą ant paviršiaus. Kai slėgis atleidžiamas, spyruoklė apverčia suformuotą sritį atgal aukštyn į vietą, kurioje antspaude laikomas rašalas. Antspaudas automatiškai užpildomas rašalu ir laikomas tokioje padėtyje, kol bus paruoštas vėl naudoti.
Tikėtina, kad tradiciniai antspaudai yra labai žinomi daugeliui žmonių. Šiuose antspauduose, kurie vis dar gana dažni, naudojami rašalo pagalvėlės. Antspaudas įspaudžiamas į rašalo padėklą, o tada ant paviršiaus, kuriame turi būti norimas vaizdas. Tačiau šiuo atveju antspaudas turi būti dedamas ant paviršiaus, kad būtų galima įspausti ne per ilgai po dažymo. Jei praeis per daug laiko, antspaudą reikės dar kartą užpildyti rašalu. Didžiąją laiko dalį štampuotojas gali būti naudojamas tik vieną ar dvi minutes tarp dažymo.
Rankiniai antspaudai naudojami nuo laiko taupymo mechanizmų iki oficialaus įvaizdžio perteikimo. Kai kuriuose antspauduose gali būti sudėtingos grafikos, kurioms pagaminti prireiktų daug laiko. Todėl jie gali pasiūlyti bet kurio oficialaus dokumento, dėl kurio kitu atveju kiltų abejonių, autentiškumo matą.
Daugumos antspaudų kaina yra tokia, kad dauguma žmonių gali juos sau leisti. Kai kurie tradiciniai pašto ženklai gali kainuoti 2 USD (USD) arba mažiau, neįskaitant rašalo. Iš anksto pažymėti antspaudai, net ir su pasirinktiniais nustatymais, pvz., adresais, paprastai nekainuos daugiau nei 20 USD. Kai atsižvelgiama į sąnaudas ir efektyvumą, rankinis antspaudas gali būti vienas iš ekonomiškų įrankių.